إدارة المخاطر

يعتبر تواجد مستوى بعينه من المخاطر جزءا طبيعيا من أجزاء إدارة أي شركة، ويمكن أن ينطبق ذلك على الكثير من جوانب مشروعك؛ وفيما يتعلق بنجاح مشروعك، تعني المخاطر احتمالية حدوث شيء سلبي و العواقب المرتبة على ذلك الشيء السلبي؛ ويمكن للكوارث الطبيعية أو الأوبئة، ومن بينها فيروس كورونا (كوفيد 19) أن تسبب في حدوث زيادة كبيره في مستوى المخاطر التي قد تواجهها.

تعني إدارة المخاطر تقييم الأمور السيئة التي قد تحدث فيما يتعلق بمختلف أجزاء مشروعك وتنفيذ خطط لتقليل احتمالية حدوث بعض النتائج السلبية؛ ويتمثل هدفك النهائي باعتبارك مالكا لمشروع في خفض نسبه المخاطر المحتملة من خلال التعرف على المخاطر التي من المحتمل أن تحدث بصورة أكبر والتخطيط للمستقبل لمنع وقوعها أو الاستعداد لها؛ وقد تكون هناك بعض المخاطر التي يصعب توقعها، ومن بينها الكوارث الطبيعية أو الأوبئة وتأثيراتها على المشروعات الصغيرة؛ ولكن هناك بعض الخطوات التي من الممكن لك اتخاذها لزيادة فرصة بقاء مشروعك.

عند الاستعداد لتحديد المخاطر المحتملة، يمكنك التعامل معها بأكثر طريقة من الممكن أن تساهم في ادخار الوقت وخفض التكلفة؛ ويساهم تواجد خطة لإدارة المخاطر وتطبيقها في تحسين فرص نجاحك وخفض احتمالية وقوع الأخطاء وحالات الإخفاق.

لتحديد المخاطر المختلفة التي قد تكون مرتبطة بعملك، يمكنك إجراء تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. (SWOT) من خلال التركيز على نقاط الضعف (المخاطر الداخلية) والتهديدات (المخاطر الخارجية)، يمكنك تقييم تلك التي من المرجح أن تؤثر على عملك.

المخاطر الداخلية

يمكن أن تجعل نقاط الضعف الخاصه بمشروعك أو المخاطر الداخلية تحقيق أهدافك أمرا أكثر صعوبة بالنسبة لك؛ وتشتمل المخاطر الداخلية على المخاطر المرتبطة بالأخطاء الإنسانية والمعدات والديون والتدفق النقدي.

المخاطر المرتبطة بالأفراد
ترتبط بعض المخاطر بالأفراد ممن يساعدون فى اداره مشروعك؛ ضع فى اعتبارك بعض المخاطر الإنسانية المحتملة والمرتبطة بمشروعك وأساليب إدارته:

المرض: قد يصبح أي مالك للمشروع أو موظف مريضا مما يتسبب في وضع ضغطا على العمليات اليومية لمشروعك؛ وعلى غرار ذلك، إذا تعرضت للمرض ولم تعد قادرا على العمل، يجب أن تتوافر لديك خطة بشأن الشخص الذي يمكن له القيام بأداء مسئولياتك؛ وفي حالة عدم قدرة معظم الموظفين أو جميعهم على العمل بسبب المرض أو أوامر حكومية تتعلق بأي أوبئة، فإن عليك إعداد خطة بشأن كيفية استمرار العمليات، متى كان ذلك ممكنا. تواصل مع الموردين والمالكين والبنك الذي تتبعه وموظفيك لوضع خطة لإعادة الفتح.
السرقة: ترتبط هذه المخاطر بالسرقة والغش والاحتيال، ومن أمثلة ذلك: قيام الموظفون بتغيير ساعات عملهم الواردة في بطاقة الحضور والانصراف الخاصة بهم أو سرقة المال أو البضائع أو قيام الشركاء في العمل بتحويل الأموال إلى حسابتهم الشخصية. وقد تساهم مسألة إجراء مقابلات التوظيف الشاملة والاستفسار عن التاريخ المهنى للمتقدين للعمل في منع السرقة؛ كما يمكن لاستخدام برمجيات تتبع الوقت الرقمية وتركيب كاميرات أمان في مكاتبك أو متاجرك أن يقدم يساعدك فى الحد من تلك المخاطر.
خفض الإنتاجية: يساهم تواجد موظفين غير متفانين في عملهم ويحققون إنتاجية منخفضة في تعريض نمو مشروعك للخطر؛ تأكد من قيامك بتعيين موظفين يمكن الاعتماد عليهم وتطبيق اجراءات العمل للتعامل مع الموظفين ممن لا يؤدون عملهم بصورة جيدة.

المعدات والبرمجيات
متى اعتمد مشروعك على المعدات، فمن المحتمل أن تتوقع احتمالية حدوث الأعطال وقد تكون عمليات الإصلاح باهظة الثمن؛ وكلما كانت المعدات قديمة، زادت الحاجة إلى عمليات الصيانة والتشغيل بصورة أبطأ، وقد ان انتقال مسألة التعرف على كيفية إدارة المعدات الجديدة بعض الوقت؛ ويسري ذلك على تقنيات المعلومات، ومن بينها الأدوات الرقمية التي يمكنك الاعتماد عليها لإدارة مشروعك.

لتقليل المشكلات المحتملة، احتفظ بنسخة احتياطية من المعلومات الرقمية المتاحة عبر الانترنت أو جهاز حفظ بيانات خارجى. وإذا لم يكن بمقدورك القيام بذلك، قد يكون الاستثمار في جهاز حفظ نسخة احتياطية أمرا مفيدا؛ كما أن عليك التفكير في مزايا تأجير المعدات في مقابل مزايا الشراء، كما أن عليك أن تؤمن توفير الضمانات للمعدات وشراء تأمين .

نقص المال
تلاقى بعض المشروعات فرص كبيرة لا يمكنها اتخاذ أي تصرف حيالها نظرا لعدم توافر المال الكافي؛ فعلى سبيل المثال، قد تضطر المشروعات إلى رفض طلبيه كبيره أو رفض فرصة لشراء قطع من الآلات بسعر مخفض بسبب نقص المال؛ ولضمان عدم تعرضك لذلك، فإن عليك الاحتفاظ بمدخرات في المتناول لتغطية النفقات غير المخططة، وتعرف على الطرق المختلفة التي يمكنك من خلال اقتراض المال واعرف الكيفية التي يمكنك من خلالها الحصول على معدل فائدة منخفض على القرض.

معدل الدين إلى الدخل
قد يساعدك اقتراض المال على تحقيق النمو لمشروعك، إلا أن تواجد ديون كبيرة قد يتسبب في تعريضك للخطر؛ ولتحديد ما إذا كان عبء الدين الواقع عليك أكبر مما تستطيع تحمله أم لا، احتسب نسبه الدخل الى الدين من خلال مقارنة إيراداتك الشهرية بمدفوعات الدين الشهرية الواقعة على عاتقك؛ وتعرف على المزيد عن كيفية احتساب معدل دينك إلى دخلك و قم بإدارة عبء دينك تحت بند الديون.

مشكلات التدفق النقدي
تتسبب المشكلات المالية في مشكلات كبرى لمشروعك؛ وإذا لم يكن بمقدورك توقع التدفق النقدي لمشروعك (وقت حصول على المال والوقت الذي يتعين عليك فيه دفع الفواتير) ومتابعة تحصيل الفواتير، سيتعرض نجاحك للخطر؛ ولمنع حدوث ذلك، تعرف على التدفق النقدي وكيفية إدارة شئونك المالية بفاعلية.

المخاطر الخارجية

قد يكون من الصعب الاستعداد للمخاطر الخارجية، ومن بينها الكوارث الطبيعية أو الأوبئة؛ إلا أنه لمن الأهمية معرفة السيناريوهات السيئة التي ترتبط بقطاعك؛ قد تتضمن المخاطر الخارجية التهديدات التي يواجها مشروعك بسبب المنافسين والتغييرات البيئة او التغييرات في الاقتصاد.

المنافسة
تحدث المخاطر عندما يفضل العملاء التسوق من مشروعات المنافسين؛ ولحماية نفسك من هذا الاحتمال، قيم السبب وراء تفضيل عملائك للمنافسين وكيفية قيامك باجتذابهم لمشروعك بدلا من ذلك؛ و يمكن ان تأخذ المخاطر من المنافسه اشكال عديده كما يلي:

تباينات الأسعار: عند عرض المنافسون منتجات مماثلة بأسعر أقل، قد يفضل عملاؤك توفير المال من خلال التعامل مع المشروعات الأخرى، وقد لا يكن بمقدورك التكييف مع الأسعار الأقل، إلا أن بإمكانك اجتذاب العملاء بأي ميزة أخرى، مثل: تقديم خدمة عملاء أفضل
المنتجات والخدمات: قد يبيع المنافسين منتجات أو خدمات يفضلها عملاؤك على تلك التي تبيعها؛ وفي هذه الحالة، اعرف ما يقدمه المنافسون والكيفية التي يمكنك من خلالها تحويل عملك إلى عمل مميز.
الموقع: تخيل ان انتقال المنافس إلى مكان أكثر راحة للمتسوقين؛ إنك بحاجة إلى طريقة للقيام بجولة أخرى للعثور على مكان آخر لمشروعك يساهم في توفير وقت وجهد العملاء. وقد تفكر في خفض أسعارك أو تقديم منتجات تحظى بجودة أعلى أو محاولة إيجاد حل آخر مبتكر للإحتفاظ ولاء العملاء.
استقالة الموظفين: إذا عرض المنافسون على الموظفين مزايا أفضل أو بيئة عمل أفضل، قد يكون من الصعب تعيين موظفين جيدين والاحتفاظ بهم. ويكون من الحكمة دائما تقييم ما تقدمه المشروعات الأخرى للموظفين مقارنة بما يقدمه مشروعك والتركيز على إقامة بيئة عمل مرحبة وإيجابية حيث يتم تقدير مساهمات الموظفين.

الأمور البيئية
قد تؤثر التغييرات الطارئة على سوق العمل البيئي والمحلي على مشروعك؛ ومن بين أشكال المخاطر البيئة ما يلي:

زيادة الإيجارات: إذا كنت تستأجر مساحة في منطقة يزيد عليها الطلب، قد يزيد المالك الإيجار؛ ولحماية مشروعك، فكر في توفير إمكانية الإيجار طويل الأجل أو الانتقال إلى مكان أرخص أو توفير المال اللازم لشراء عين تتملكها. ومع ذلك، فإن هناك مخاطر ترتبط بهذه الخيارات أيضا؛ إذ يعني إبرام عقد طويل الأجل أن عليك الالتزام بدفع الإيجار لعدة سنوات؛ كما أن إيجار مساحة أقل قد يتسبب في اختيار مكان أقل جذبا للعملاء؛ بينما يعني شراء عين أن عليك دفع تكاليف الصيانة.
التغييرات في الجوار: إذا كنت تنفذ المشروع في حى يشهد تحولا ديموغرافيا ضخما، قد تجد أن احتياجات عملائك تتغير؛ وإذا كان التحول خصائص المنطقة المجاورة يتسبب في إحداث خسارة لمشروعك، فكر في تغيير مكانك والانتقال إلى منطقة تتوافق مع ما تقدمه من عروض أو قم بإعادة التفكير في المنتجات أو الخدمات التي تبيعها.
الكوارث الطبيعة: قد تقع الكوارث الطبيعية، ومن بينها الفيضانات والحرائق والأعاصير والزلازل والأوبئة دون سابق إنذار، إلا أن هناك طرق يمكنك من خلالها الاستعداد لتلك الأحداث والحد من اثرها على مشروعك؛ فكر في امتلاك مولد احتياطي والاحتفاظ بأدوات التصرف في حالات الطوارئ في متناولك وتوفير المال اللازم في حالات الطوارئ و التأمين لحماية مشروعك.
القوانين واللوائح: القوانين واللوائح الإقليمية والمحلية والبلدية التي قد تؤثر على عمليات مشروعك؛ وقد تتغير بعض القوانين بصورة متكررة وسيكون عليك الالتزام بها لتجنب الرسوم المحتملة أو حتى لا تضطر إلى إغلاق مشروعك.

الشئون الاقتصادية
من الطبيعي حدوث تغييرات في الاقتصاد، إلا أن هذه التغييرات قد تشكل ضغطا على مشروعك؛ وفيما يلي اثنان من المخاطر الاقتصادية المحتملة والتي يتعين عليك الاستعداد لها:

الركود الاقتصادي: راقب الاقتصاد واحتمالية وقوع ركود اقتصادي قادم. قد تتعرض الكثير من المشروعات لصعوبات بسبب الكساد؛ ومن المهم الاستعداد المالي لتوفير المدخرات والخطط لتخطي الأوقات العصيبة.
التغييرات في أسعار الفائدة: : قد يبدو أي تغيير في أسعار الفائدة طفيفا، إلا إنه قد يؤثر على مشروعك إذ كنت تقترض المال كثير لتمويل مشروعك أو يعتمد عملاؤك على الائتمان لشراء منتجاتك؛ ويعتبر تواجد صندوق طوارئ وقروض بأسعار فائدة ثابتة طريقتين مهمتين لحماية مشروعك.

كيفية الإعداد

قد تبدو مسألة تقييم جميع المخاطر التي يتعرض لها مشروعك أمرا شاقا، إلا أن استغراق الوقت اللازم للتفكير في هذه المواقف واتخاذ التدابير الوقائية سيساعدك على الحد من الأثر السلبي على مشروعك؛ وتبدو فكرة إجراء تقييم للمخاطر فكرة ذكية، بحيث يمكنك تحديد المخاطر التي من المحتمل أن تؤثر على مشروعك بصورة أكبر.

ولتقييم المخاطر التي قد تتعرض لها، اتبع الخطوات التالية:

حدد المخاطر. قم بإجراء عملية عرض الافكار وإعداد قائمة تتضمن جميع السناريوهات المحتملة في أسوأ الأحوال.
سجل المخاطر وراقبها. احتفظ بسجل يضم جميع أشكال المخاطر التي من المحتمل أن تتعرض لها واتخذ قرارا بشأن كيفية قيامك بمراقبتها.
قم بإنشاء خطة لخفض المخاطر المحتملة. عند معرفتك بالسيناريو المحتمل وقوعه، واتخذ قرارا بشأن كيفية خفض المخاطر المتعلقه به.
استعرض الخطة بصورة متكررة. من الحكمة إعادة النظر في عملية تقييم المخاطر التي أجريتها بصورة سنوية أو في أي وقت من الأوقات التي تحدث فيها تغييرات جوهرية لمشروعك أو بيئة المشروع.