التخطيط التكتيكي

يمكن لمالكي المشروعات عند مواجهة أي تحدي التعامل مع الموقف باستخدام العديد من الطرق، وقد يكون اتخاذ قرار سريع أمار لازما في بعض الأحيان؛ ومع ذلك إذا كان لديك الوقت، فإن إنشاء خطة تكتيكية والتفكير بعناية في الخطوات التالية غالبا ما يكون نهجا أفضل.

وتعتبر الخطة التكتيكية بمثابة مخططا محررا بصورة كتابية ويتضمن الإجراءات المحددة التي من المقرر أن تتبعها للتعامل مع أي مشكلة أو تحقيق أهداف بعينها؛ وقد تتضمن هذه الخطة قائمة بالمهام التي يتقوم بها بنفسك والمهام التي ستفوض بها الموظفون. ويتمثل الخيار الأمثل في تحديد هدف ووضع استراتيجيات تحقيق الهدف المذكور ثم إعداد خطة تكتيكية لتنفيذ الاستراتيجيات المذكورة.

متى يكون هناك حاجة إلى إعداد خطة تكتيكية

بصفة عامة، يقوم مالكو المشروعات بإنشاء خطة تكتيكية واستخدامها للتعامل مع الأهداف قصيرة الأجل التي يرغبون في تحقيقها خلال مدة زمنية تقدر بعام واحد أو أقل؛ ومع ذلك ينبغي أن تساعد مسألة إنجاز خطة تكتيكية المشروع على تحقيق أهدافه متوسطة أو طويلة الأجل.

وقد يكون من المجدي البدء بإعداد الأهداف الذكية المرتبطة بأهدافك قصيرة ومتوسطة وطويلة الأجل. وتستوفي الأهداف الذكية المعايير التالية:

• أن تكون الأهداف محددة، حيث تساهم هذه النوعية من الأهداف في الإلهام؛ إذ يتعين عليك وضع هدف واضح له نتائج محددة.
• أن تكون الأهداف قابلة للقياس بحيث يمكن تحقيقها، وستعرف الوقت الذي ستصل فيه إلى الهدف، ويمكن تتبع الأهداف القابلة للقياس على مدار مسار المشروع.
• أن تكون الأهداف قابلة للإنجاز بحيث يمكن الوصول إليها؛ ونظرا لأنك قد ترغب في بناء إمبراطورية تجارية، قم بالبدء من خلال وضع الأهداف التي يمكنك تحقيقها بصورة واقعية.
• أن تكون الأهداف وثيقة الصلة بحياة الأفراد، ويكون لهذا الأمر أهمية بالنسبة لمشروعك؛ حيث تساعدك هذه الأهداف على تحقيق أهداف أخرى في نفس الوقت.
• أن تكون الأهداف محددة بمدة زمنية، بحيث يكون لها موعد نهائي يتعين تحقيقها خلاله؛ وقد تساعد مسألة وضع إطار زمني على تحفيزك وجعلك ممركزا.

ومثال لذلك قد تتواجد لديك بعض الأهداف طويلة الأجل تتمثل في فتح مكان آخر للمشروع خلال الخمس سنوات التالية.

وهناك العديد من الخطوات المرتبطة بالوصول إلى الأهداف التي من المقرر أن تحققها على مدار الخمس سنوات المقبل، ومن بينها زيادة أرباحك وبناء مدخراتك وإيجاد أفضل مكان لمتجرك الآخر؛ ويمكنك إنشاء الأهداف الذكية والخطط التكتيكية لكل خطوة من هذه الخطوات.

قم بالبدء بالخطوة الأولى، تعتبر مسألة زيادة أرباح شركتك أمرا واسعا للغاية بحيث لا يمكن إدراجه باعتباره هدفا من الأهداف الذكية؛ وبدلا من ذلك يمكنك وضع هدف يتمثل في مضاعفة أرباح شركتك خلال سنة واحدة، ويكون هذا الهدف محددا، حيث يمكنك قياس حجم المبالغ التي حققتها، كما أن هذا الهدف قابلا للإنجاز ومتصلا بادخار المال لتوفير مكان جديد، كما أن لديك مدة زمنية تقدر بعام واحد لتحقيق هذا الهدف.

ويمكنك عندئذ تحديد الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها لمشروعك إدرار المزيد من المال وإنشاء خطة تكتيكية لإدخال الخيارات المذكورة حيز التنفيذ.

تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات – تعتبر هذه الأداة أداة تخطيطية مجدية،

وتتعلق جميع أشكال الخطط التكتيكية بالتصرفات والإجراءات، ولكن السؤال الذي يطرح نفسه الآن هو كيف يمكنك أن تعرف الإجراءات التي يتعين عليك اتخاذها؟ وقد تساعدك عملية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات على تحديد الاستراتيجيات المختلفة، وقد يمكنك عندئذ مقارنة هذه الاستراتيجيات لمعرفة ما يمكنك القيام به فيما بعد.

ويحدد تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات ما يلي:

• نقاط القوة التي تتعلق بمشروعك والتي ستساعده على تخطي المنافسة.
• نقاط الضعف المرتبطة بمشروعك والتي ستفرض بعض المصاعب فيما يتعلق بتحقيق هدفك.
• الفرص خارج مشروعك والتي ستساعدك أو التي بإمكانك الاستعانة بها لتحقيق هدفك.
• التهديدات الخارجية والتي لا تعتبر جزءا من مشروعك والتي قد تؤثر على سير الأعمال.

تعتبر نقاط القوة ونقاط الضعف بمثابة عوامل داخلية تتعلق بمشروعك بصفة مباشرة؛ ويمكنك التأثير على نقاط القوة أو نقاط الضعف من خلال اتخاذ الإجراءات اللازم.

بينما تعتبر الفرص والتهديدات بمثابة عوامل خارجية؛ وعلى الرغم من أنه لا يزال عليك التخطيط لها والتعامل مع الآثار المترتبة عليها، فقد تكون مسألة إحداث أي أثر على الفرص والتهديدات أمرا أكثر صعوبة.

ويمكنك أن تستخدم جدولا مماثلا للجدول المبين أدناه لإدراج العناصر المذكورة؛ وفي بعض الأحيان يمكن أن تساعدك مسألة طرح الأسئلة، ومن بينها الأسئلة الواردة في الجدول المدرج أدناه، على تحديد ما يخص مشروعك من نقاط قوة ونقاط ضعف وفرص وتهديدات.

وفيما يلي بعض الأمثلة:

تساعدك استراتيجية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات على أن تعرف المزيد عن مشروعك ومنافسيك والبيئة، إلا أن هذه الاستراتيجية لن تخبرك بالكيفية الدقيقة التي يمكنك من خلالها الوصول إلى تحقيق أهدافك؛ ومن ثم استخدم استراتيجية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات لتحديد بعض الاستراتيجيات القليلة التي يمكنك إتباعها استنادا إلى تحليلك.

ويمكن أن تركز الاستراتيجيات المذكورة على الكيفية التي يمكن من خلالها للعوامل الداخلية (نقاط القوة ونقاط الضعف) أن تساعد في التعامل مع العوامل الخارجية (الفرص والتهديدات):

• نقاط القوة والفرص: ما هي نقاط القوة التي قد تساعدك على زيادة الاحتمالات المرتبطة بالفرص ذات الصلة بمشروعك إلى أقصى قدر ممكن؟
• نقاط القوة والتهديدات: ما هي نقاط القوة التي قد تساعدك على تجنب التهديدات أو التغلب عليها؟
• نقاط الضعف والفرص: هل يمكن لأي فرصة أن تساعدك على التعامل مع أي نقطة من نقاط الضعف الخاصة بك؟
• نقطا الضعف والتهديدات: ما هي طبيعة التهديدات التي يمكنك تجنبها من خلال مواجهة نقاط ضعفك؟

يمكنك استخدام الجدول المبين أدناه لتنظيم إجاباتك وكتابتها:

خطوة بخطوة: استخدام تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات

يعمل بعض مالكي المشروعات على إجراء عملية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات المرتبطة بمشروعهم بالكامل كل بضعة سنوات قليلة؛ وإذا قمت بالمقارنة بين النتائج، قد تلاحظ الاتجاهات أو تجد طرق جديدة لتنمية مشروعك.

ويمكنك أيضا استخدام تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات للتعامل مع أي مشكلات أو أهداف بعينها، بحيث يمكنك التعرف على الكيفية التي يرتبط من خلالها المذكور بأي خطة تكتيكية.

دعنا نجري تحليلا لنقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات باستخدام استراتيجية الهدف الذكي؛ مثل: مضاعفة أرباح مشروعك خلال عام واحد.

تخيل أن مشروعك عبارة عن مطعم صغير الحجم في مدينة متوسطة الحجم، وكان هذا المطعم عبارة عن الوجهة الأولية لتناول وجبات الغداء للكثير من العاملين في المكاتب بالمنطقة، على الرغم من أن المطعم يقدم وجبات العشاء أيضا. وقد ظل المطعم مفتوحا فعليا لمدة عام واحد يزوره بعض العملاء بصفة منتظمة إلا أن المالك غير متأكد مما يمكنه فعله لزيادة الأرباح.

وفيما يلي بيان بنتائج تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات:

ثم تجرى عملية مراجعة النتائج واستعراضها للوصول إلى الاستراتيجيات المتعددة:

نقاط القوة والفرص: قد يمكننا إعداد قائمة خدمات ما بعد العمل، بحيث تختلف محتويات هذه القائمة عن قائمة الغداء وذلك لتقديم المساعدة فيما يتعلق بمعاودة عملائنا المنتظمين لزيارتنا في أي وقت آخر أثناء اليوم. ويجب علينا أن نتأكد من أن العمالة مدربة لتذكير العملاء ممن يتناولون الغداء بقائمة خدمات ما بعد العمل المذكورة.

ويمكننا أن نعرض خدمات تقديم الأطعمة مباشرة إلى الشركات القريبة، مما سيزيد من حجم مبيعاتنا المرتبطة بوجبات الغداء ويقدم ما نقدمه من أطعمة لعدد أكبر من موظفي المكاتب في المنطقة؛ وربما تكون خدمات تقديم الأطعمة المذكورة المصدر الثاني لدخلنا؛ وبعد ذلك ربما تكون مسألة تعبئة الصلصة الحارة المحببة فعليا للعملاء في زجاجات وبيعها، متى كان بإمكاننا القيام بذلك، الطريقة الثالثة لإدرار المال.

وعلاوة على ذلك، تساعدنا مسألة إنشاء موقع إلكتروني والتواجد على وسائل الإعلام الاجتماعي على الإعلان عن خدماتنا وعن تقديم الأطعمة للشركات وما نقدمه من صلصة حارة.

نقاط القوة والتهديدات: قد يمكننا البدء في برنامج الجوائز الذي يسمح للعملاء بالحصول على وجبة مجانية بعد القيام بعشر عمليات شراء؛ وقد يساعدنا هذا البرنامج على الاحتفاظ بعملائنا المنتظمين حتى وإن قام أي منافس بافتتاح مطعم قريب من مطعمنا.

إننا نبيع بعض العناصر القليلة يوميا؛ ومن ثم ينبغي علينا محاولة معرفة عدد المكونات التي علينا أن نصدر أوامر فيما يتعلق بها؛ وقد يساهم تواجد نظام لحفظ السجلات في تقديم المساعدة فيما يتعلق بهذا الصدد؛ وربما يمكننا استخدام الطلبات الأكبر المتاحة لدينا للتفاوض بخصوص أسعار أقل مع موردينا.

نقاط الضعف والفرص: قد تساهم الفرصة المرتبطة بالعروض الخاصة المقدمة بعد العمل في زيادة مبيعاتنا وتسمح لنا بتعيين المزيد من العمالة، وقد تساعد هذه العمالة على التعامل مع الآراء السلبية ذات الصلة بتباطؤ الخدمة؛ ومع ذلك فإننا بحاجة إلى التركيز على التدريب المبدئي للعمالة للتعامل مع الشكاوى المقدمة بخصوص تقديم الخدمة بصورة بذيئة.

يساعدنا تواحد نظام لحفظ السجلات على تتبع كمية المكونات التي نصدر أوامر شراء فيما يتعلق بها ونوعية الأطعمة والمشروبات التي نبيعها؛ وقد تساعدنا مسألة التعرف على هذه المعلومات على التخطيط لأوامر الشراء المستقبلية التي قد نصدرها إلى الموردين والتأكد من أننا نوفر ما يكفي من مكونات دائما، ولاسيما فيما يتعلق بالبنود التي يفضلها العملاء بصورة أكبر من بين البنود الواردة في قائمة الطعام فضلا حفظ المكونات الزائدة لتجنب تعريضها للتلف؛ وقد يساعدنا ذلك على ادخار المال ويمكننا من الاحتفاظ بذلك المال فيما بعد باعتباره مدخرات.

نقاط الضعف والتهديدات: تساهم مسألة تحسين الآراء الكلية بشأن مشروعنا على الحد من التهديدات التي يفرضها المنافسون حيث أن ذلك سيساهم في بناء قاعدة عملائنا المنتظمين.

تساهم مسألة إنشاء نظام لحفظ السجلات والتعرف على المدخرات في تقديم المساعدة لنا فيما يتعلق بالتفاوض مع الموردين والمقارنة بين الموردين والاستفسار على المعاملات الأفضل. وإذا كان بإمكاننا ادخار المال، قد يكون بمقدورنا أيضا شراء متجرنا، وسيساعدنا ذلك على تجنب التهديدات المتمثلة في إمكانية قيام المالك بزيادة أسعار الإيجار.

ويمتلك مالك المشروع الآن قائمة بالاستراتيجيات والإجراءات التي يمكنه اتخاذها لتحسين مشروعه ومبيعاته. وتستند هذه الاستراتيجيات والإجراءات جميعا إلى نقاط القوة والشعف الحالية المرتبطة بالمشروع والفرص والتهديدات المحيطة.

ويساهم تواجد خطة تكتيكية على تحويل الاستراتيجيات إلى إجراءات يتم إتباعها؛ ويمكن للخطة أن تتضمن المشروعات المختلفة استنادا إلى حجم المساعدة التي ستقدمها هذه المشروعات فيما يتعلق بالوصول إلى هدفك، كما تفوض الخطة المسئوليات ذات الصلة بكل مشروع.

ويجوز لمالك المشروع القيام ببعض الأعمال بنفسه والبدء في الوصول إلى مشروعات محلية للتعرف على ما إذا كانت هذه المشروعات مهتمة بخدمة تقديم الطعام أم لا؛ كما يمكن لمالك المشروع تفويض الآخرين ببعض الأعمال، وربما يحدث ذلك من خلال مطالبة أي من موظفي مالك المشروع المهتمين بالتكنولوجيا بالبدء في بالبحث عن خيارات حفظ السجلات ومطالبة واحد من أفضل النادلين بإعداد عرض تدريبي للنادلين الآخرين.

تحقيق النمو لمشروعك من خلال الاستعانة بالخطط التكتيكية:

قد تعتبر مسألة تحديد الأهداف الذكية والاستراتيجيات أو الفرص أجزاء مهمة لنمو أي مشروع؛ ومع ذلك فإنك بحاجة إلى تنفيذ أفكارك إذا كنت ترغب في تحقيق أهدافك.

ويساهم تواجد خطة تكتيكية في تزويدك بالمعرفة اللازمة وإجراء عمليات البحث بحيث تتمكن من الوصول إلى قرارات مستنيرة بشأن مشروعك؛ ومن خلال تواجد خطة تكتيكية لاستعراضها، ستعرف طبيعة المهام التي يمكنك تفويض موظفيك بها والأمور التي ينبغي عليك القيام بها للوصول إلى أهدافك.