إذا كنت تدير مشروعاً صغيراً، تحظى مسألة معرفة الوقت الذي يمكنك فيه تحصيل مستحقاتك المالية بنفس أهمية معرفة قيمة المبلغ الذي من المقرر أن تحصل عليه؛ ومن المهارات الأساسية لتحقيق النجاح، القدرة على توقع وإدارة التدفقات النقدية – وقت تحصيل مستحقاتك والوقت الذي سيتعين عليك فيه دفع فواتيرك.
قد يتعرض أي مشروع يبدو ناجحاً للفشل بسبب ضعف التدفقات النقدية؛ حتى إن لم تتسبب التدفقات النقدية الضعيفة في تعريض مشروعك للخطر، قد تتسبب في إعاقة احتمالية النمو.
مثال: ربما تدير مشروع صغير يصنع الألعاب؛ وترغب سلسلة محلات كبيرة للبيع بالتجزئة في إصدار أمر لشراء عدد 5000 لعبة. ستحصّل الكثير من المال جراء ذلك، إلا أن سلسلة محلات البيع بالتجزئة لن تدفع لك نظير الأمر إلا بعد مرور (90) يوماً من تاريخ تسليم الألعاب.
أنت تعلم أنك بحاجة إلى شراء أجزاء الألعاب وأن تدفع لموظفيك لتجميع الألعاب وأن تدفع لشحن الألعاب إلى البائع بالتجزئة؛ وربما تستغرق هذه العملية بالكامل (30) يوماً.
سيشكل حصولك على المال وعرض ألعابك أمام عملاء جدد فرصة رائعة، ومع ذلك ستلاحظ أنك لا تستطيع دفع المبالغ المستحقة نظير أجزاء الألعاب والموظفين والشحن وجميع أشكال نفقاتك الأخرى المعتادة المرتبطة بالمشروع بينما تنتظر الحصول على المدفوعات؛ ولسوء الحظ، ستضطر إلى رفض هذه الفرصة إذ أنك لا تملك المال الكافي لتغطية جميع النفقات المذكورة.
أو بالنظر إلى نفس الموقف، قد يوافق أي مالك مشروع آخر على هذه الفرصة دون التفكير في العملية بالكامل؛ وبعد دفع قيمة الأجزاء والتجميع والشحن، يصل الأمر إلى سلسلة البيع بالتجزئة وتبدأ مدة العد التنازلي لاستحقاق المدفوعات والمقدرة بـ 90 يوماً؛ ولكن في هذا الوقت لا يمتلك المشروع أي مبالغ مالية.
ومن ثم لا يمكن لمالك المشروع أن يدفع إلى الموظفين مستحقاتهم؛ ومن ثم يبدأ الموظفون بمغادرة العمل لديه، كما لا يمكن لمالك المشروع دفع الإيجار ويهدده المالك بالطرد من المبنى، ولا تتوافر لدى مالك المشروع المدخرات الكافية لدفع قيمة العمليات اليومية؛ وبالتالي يضطر المشروع إلى الإغلاق قبل وصول المستحقات المتعلقة بصفقة الألعاب.
يمكنك استخدام أدوات وموارد مختلفة لإدارة التدفقات النقدية لمشروعك وذلك باعتبارك مالكاً للمشروع، كما أن عليك التأكد من امتلاكك المال الكافي لدفع نفقتك.
تعتبر مسألة إنشاء موازنة خطوة أولى مهمة حيث أن بإمكانك استخدام موازنتك لتحديد دخلك ونفقاتك الشهرية وتحديد المبالغ التي يمكنك تحقيقها أو إنفاقها في المستقبل.
كما يمكنك أيضاً إنشاء قائمة تدفقات نقدية واستخدامها، وهناك نماذج متاحة مجاناً عبر شبكة الإنترنت لهذه القائمة، وذلك لفهم ما إذا كانت التدفقات النقدية موجبة أم سالبة:
قد تكون مسألة إدارة التدفقات النقدية صعبة بصفة خاصة إذا كنت تدير مشروعاً موسمياً؛ حيث تدر معظم أموالك خلال مدة زمنية قصيرة إلا أن عليك التفكير في الكيفية التي يمكنك من خلالها دفع نفقاتك الأساسية طوال العام وأي نفقات إضافية تتعلق بالموسم المزدحم لمشروعك أو تساهم في الوصول إلى هذا الموسم؛ وحتى فيما يتعلق بالمشروعات العاملة طوال العام، قد تعتبر مسألة ترتيب كل الأمور تحدياً يرتبط بمشروعك.
ومن الممكن أن يسهم البحث عن طرق لاستحقاق المدفوعات بصورة أسرع وتأخير مواعيد استحقاق الغير للمدفوعات في تسهيل عملية إدارة التدفقات النقدية؛ وعلاوة على ذلك، قد يساعدك الوصول إلى النقد عن طريق المدخرات المتاحة لديك أو القرض على تجاوز الأوقات العصيبة.
وفيما يلي بعض الموارد والتكتيكات التي يمكنك الاستعانة بها لمساعدتك على إدارة التدفقات النقدية للمشروع:
بناء مدخراتك
فيما ينبغي على الكثير من أصحاب المشروعات الجديدة استخدام المال المتاح لديهم للدفع نظير مشروعاتهم وتنميتها، قد ترغب في المحاولة وتخصيص جزء ضئيل من دخل مشروعك لبناء مدخراتك؛ ومن ثمّ يمكنك استخدام المال الذي قمت بادخاره لدفع النفقات والاستثمار في فرصة جديدة.
زيادة الإيرادات وخفض النفقات
تتمثل إحدى الطرق المباشرة لتحسين التدفقات النقدية في كسب المزيد مع تقليل النفقات. يمكنك القيام بذلك عن طريق:
فتح خط ائتماني
قد يكون بمقدورك فتح خط ائتماني للمشروع لدى بنك أو اتحاد ائتماني أو غيره من المؤسسات المالية؛ وعند قيامك بفتح خط ائتماني، يكون لحسابك حد ائتماني محدد، ويكون هذا الحد الائتماني عبارة عن أكبر مبلغ يمكنك اقتراضه في المرة الواحدة؛ ومع ذلك لن يكون عليك اقتراض المال على الفور بمجرد فتح خطك الائتماني.
ويكون لبعض الحسابات رسوم سنوية؛ ولكن بغض النظر عن ذلك لن يكون عليك سوى دفع الرسوم أو الفوائد إذا قمت باقتراض المال؛ وبالنسبة للخيارات ذات التكلفة المنخفضة (أو بدون تكلفة)، يمكنك الاحتفاظ بخطك الائتماني مفتوحاً ومتاحاً في حالة حاجتك إلى المزيد من النقد.
طلب الدفع إلى الموردين خلال مدة زمنية
إذا كنت تشتري اللوازم من مشروعات أخرى، قد تدفع إلى الموردين والبائعين على "مدد زمنية"؛ ويعني الاتفاق على مدد الدفع أن بإمكانك أن تدفع إلى المورد بعد عدد من الأيام من تاريخ إرسال الفاتورة؛ وقد يكون التفاوض في المدد مع مورديك طريقة فعالة للغاية لإدارة تدفقك النقدي دون أي نفقات إضافية.
مثال: يعني التعبير مدة وقدرها 30 يوماً صافياً أن عليك الدفع خلال 30 يوماً، أو قد يكون بمقدورك أن تطلب 45 يوماَ صافياَ أي أن عليك الدفع خلال 45 يوماً؛ في حين يعني التعبير مدة وقدرها 60 يوماً صافياَ أن عليك الدفع بعد 60 يوماً أو قد يجوز الاتفاق على مدد أطول للدفع.
ويساعد الاتفاق على المدد على منحك المزيد من الوقت لدفع فواتيرك، ما يحسن تخطيطك للمستقبل وتقليل شعورك بالقلق إزاء سرعة الدفع إلى عميلك.
تعرف الاتفاقات على المدد الصافية أيضاً باسم "الائتمان التجاري"؛ حيث أن الشركة تقدم لك ائتماناً من خلال السماح لك بالدفع على مدار مدة زمنية، ويتشابه ذلك مع قيامها بتقديم قرضاً لك أثناء هذه المدة؛ وبصفة عامة لن يكون عليك دفع أي فوائد، ولكن قد يعرض بعض الموردين خصومات متى وافقت على دفع فاتورة بصورة مبكرة.
تقديم خصومات للعملاء على المدفوعات المبكرة
تسري الاتفاقيات على المدد المحددة لصالحك ولصالح الشركات الأخرى؛ فإذا كنت تبيع منتجات أو خدمات لشركات أخرى، قد لا تدفع هذه الشركات المبالغ المستحقة لك على الفور، وقد يكون هذا الأمر صحيحاَ لاسيما في الشركات الكبرى التي تمتلك الكثير من القدرة على المساومة، حيث إن عليك القبول بشروطها وإلا فلن تشتري منك.
ومع ذلك قد يكون بمقدورك إغراء العملاء لدفع الفواتير في وقت مبكر مقابل خصم؛ فقد تتفق مع عميل على الدفع بعد 60 يوماً ولكن تعرض عليه خصم بنسبة 5% إذا قام بالدفع خلال (30) يوماً أو خصم بنسبة 10 % إذا قام بدفع قيمة الفاتورة على الفور.
وعلى الرغم من أنك تحصل على أموال أقل في الإجمالي، إلا أن الدفع السريع قد يساعدك على الاحتفاظ بتدفق نقدي موجب.
تمويل الفواتير
إذا كانت بعض الشركات الأخرى تدين لك بالمال، قد يمكنك استخدام فواتيرك غير المدفوعة للحصول على قرض أو فتح خط ائتماني.
قد يفكر المقرض في حجم المال الذي يدين به الغير لك والموقف المالي لشركتك وقيمة ائتمان الأعمال الخاص بعميلك (حيث أن قدرتك على سداد الدين قد تعتمد على ما إذا كان عميلك يدفع قيمة فواتيره أم لا).
مثال: قد ترسل لعميل فاتورة بمبلغ وقدره 1000 دولار أمريكي تتضمن الدفع خلال مدة وقدره (60) يوماً)؛ وبدلاً من الانتظار (60) يوماً للحصول على المدفوعات، تقرر تمويل الفاتورة لتغطية النفقات العاجلة؛ ويقرضك المقرض مبلغا وقدره 800 دولار أمريكي على الفور ويكون عليك سداد قيمة القرض بالإضافة إلى الفائدة خلال (60) يوماً.
شراء الفواتير
إن شراء الفواتير عبارة عن شكل من أشكال تمويل الفواتير؛ وفي هذه الحالة تبيع فواتيرك إلى شركة شراء فواتير وذلك بدلاً من الحصول على قرض. وتقرضك شركات شراء الفواتير المال الآن وتفرض عليك رسماً في المقابل نظير القدرة على تحصيل قيمة الفاتورة فيما بعد من عملائك.
وعندما تبيع فاتورة، فإنك تحصل على جزء من قيمة الفاتورة مقدماً من الشركة القائمة بالشراء، بينما تحصل على الجزء المتبقي من قيمة فاتورتك مطروحاً منه الرسم المستحق للشركة القائمة بالشراء عندما يقوم عميلك بدفع قيمة الفاتورة؛ مثال: إذا كانت قيمة أي فاتورة مقدرة بمبلغ وقدره 1000 دولار أمريكي وكانت مستحقة السداد بعد (60) يوماً، يمكن أن تحصل على مبلغ وقدره 900 دولار أمريكي اليوم و50 دولار أمريكي أخرى بعد (60) يوماً مع ترك 50 دولار أمريكي المتبقية كرسوم للشركة القائمة بالشراء.
وعملياً، قد يكون عليك أن تخبر عميلك ليرسل المدفوعات إلى الشركة القائمة الشراء؛ وبدلاً من ذلك قد تطلب منك بعض الشركات القائمة بالشراء أن تطلب من عملائك إرسال المدفوعات إلى حساب بنكي تديره الشركة القائمة بالشراء، إلا أن عملاءك لن يتعاملوا مع الشركة القائمة بشراء الفواتير.
وعلى العكس مما هو ساري فيما يتعلق بتمويل الفواتير، يدفع العميل إلى الشركة القائمة بالشراء بدلا منك؛ ومع ذلك فاستناداً إلى العقد الذي أبرمته، لا يزال عليك أن ترد المال إذا لم يدفع عميلك قيمة فاتورته.
وفيما يتعلق بتمويل الفواتير وشراء الفواتير، قارن بين خياراتك بعناية قبل توقيع عقداً؛ ويمكن أن تتغير قيمة القرض والرسوم ومدد العقد من قرض لآخر، وعلى الرغم من أن تمويل الفاتورة وشراء الفاتورة قد يساعدك على إدارة تدفقاتك النقدية، فإن ذلك يكلف المال كما لن تضطر لدفع رسوم غير ضرورية.
السلف النقدية للتاجر
قد يكون بمقدورك اقتراض المال سريعاً من خلال الحصول على السلف النقدية للتاجر، ولكن قد يكون ذلك أيضاً خياراً مكلفاً يجعل أصحاب المشروعات الصغيرة يواصلون دفع الدين لفترة أطول من المتوقع.
ومن خلال السلف النقدية للتاجر، تحصل على مبلغ من المال مقدماً مقابل نسبة مئوية على مبيعاتك المستقبلية ببطاقة الائتمان وبطاقة الخصم. وقد يكون بمقدور الشركات التي لا تقبل البطاقات الحصول على سلف نقدية من خلال الاتفاق على سداد المال على هيئة أقساط ثابتة يتم الحصول عليها من الحساب البنكي للمشروع.
وتحدد القيمة الإجمالية المقرر أن تسددها عندما تتسلم سلفك النقدية؛ مثال: إذا حصلت على سلفة بمبلغ وقدره 10000 دولا أمريكي، قد يكون عليك سداد مبلغا وقدره 14000 دولار
وبالتالي فإن السداد المبكر لن يسهم في توفير الأموال لأن التكاليف الإجمالية قد حددت بالفعل.
واستناداً إلى الترتيبات المتبعة، يجوز لشركة معالجة بطاقتك الائتمانية أن تقسم المال الذي كسبته بينك وبين الشركة المقدمة للسلف النقدية للتاجر. ويجوز لشركة معالجتك بطاقتك الائتمانية أن ترسل جميع أشكال الأموال إلى الشركة المقدمة للسلف النقدية للتجار، حيث ترسل هذه الشركة لك فيما بعد حصتك من دخل المبيعات أو قد يكون عليك أن تقدم إلى الشركة المقدمة للسلف النقدية للتاجر صلاحية سحب المال من الحساب البنكي.
وقد يكون من السهل التأهل للسلفة النقدية للتاجر والحصول على المال سريعاً لمساعدتك على دفع نفقات الطوارئ؛ ومع ذلك فإن سداد المال مقابل نسبة مئوية من مبيعاتك من شأنه جعل الحفاظ على تدفقات نقدية موجبة أمراً صعباً؛ وتعتبر السلف النقدية للتاجر طريقة مكلفة لاقتراض المال ويجب أن تكون الملجأ الأخير بصفة عامة.
في مجال الأعمال، لا تكون كل الأرباح والتدفقات النقدية بقيمة متكافئة دائماً؛ وإذا كان مشروعك يستخدم طريقة الاحتساب على أساس الاستحقاق ، فإنك تسجل المال المستحق لك باعتباره إيرادات (مال وارد) وذلك عند قيامك بالبيع لا عندما تحصل على المدفوعات.
مثال: إذا قدم عميل أمر كبير ووافق على أن يدفع لك الشهر القادم، فإنك تسجل الإيرادات عندما يقدم العميل الأمر. ووفقاً للمعايير المحاسبية، قد تكون حققت أرباحا خلال هذا الشهر حيث أن لديك قيمة إيرادات أكبر من قيمة النفقات؛ ومع ذلك قد يكون تدفقك النقدي لا يزال سالباً حيث أنك لن تتسلم قيمة المدفوعات الفعلية إلا خلال الشهر القادم.
إنك ترغب في أن تكون شركة مدرة للربح على المدى الطويل؛ إلا أن عليك إدارة تدفقاتك النقدية شهراً بشهر حتى تتمكن من تحقيق النجاح.
