التوظيف
من المهم أن تولي اهتمامًا كبيرًا عند اختيار أي فرد لتضمه إلى فريق العمل؛ بصرف النظر عما إذا كنت تقوم بتعيين الموظف الأول أو الموظف العاشر. فبالنسبة لفريق العمل الصغير، يجب أن يساهم كل فرد فيه بقوة وفعالية وأن يتمتع بمهارات وإمكانيات فريدة حتى يتسنى له دفع المشروع والمضي به قدمًا. كما أن اختيار الشخص الخاطئ قد يؤدي إلى عواقب عديدة وخسارة في الأرباح وصراعات وخلافات في العمل أنت في غنىً عنها. وعلى النقيض تمامًا، فإن اختيار الشخص المناسب لفريق العمل ، يعني أنك قد اخترت الشخص الذي سيساهم بقدر كبير في رفع وزيادة الإنتاجية؛ ومن ثم زيادة الأرباح. وإليك الخطوات التي بإمكانك اتخاذها لتختار الشخص المناسب للانضمام لفريق العمل بمشروعك وآلية إعداد هذا الفرد ليكون شخصًا ناجحًا في الفريق؛ بغض النظر عما إذا أردت تعيين أحد أفراد العائلة أو صديق لك أو أي شخص جديد:
1. تحديد الوقت الملائم والمناسب لتعيين موظف
بعض المشروعات، مثل إقامة وتأسيس مطعم؛ قد تكون في حاجة ماسّة لتعيين موظفين من أول يوم في بداية تأسيس مشروعك. وفي أغلب المشروعات، يتولى صاحب المشروع إدارة جميع الجوانب الخاصة بمشروعه دون الحاجة إلى أفراد آخرين إلى أن يدرك أنه قد حان الوقت المناسب لتعيين موظفين آخرين لاستحالة إدارة العمل بالكامل بمفرده. ولذا، فإنه من الأفضل لك أن تسأل نفسك بعض الأسئلة قبل أن تقرر أن تعين موظفاً أم لا. وإليك هذه الأسئلة التي قد تساعدك على اتخاذ القرار:
- هل تحتاج إلى المساعدة؟ فبعض أصحاب المشروعات يرون أنه من الأفضل لهم الاستمرار في تأسيس مشروع صغير يمكنهم إدارته بأنفسهم. وقد يرى آخرون أنه من الصعب بمكان إدارة العمل بمفردهم وتحقيق الربح المرجو؛ نظرًا لعدم توفر الوقت الكافي لهم لإدارة المشروع بأكمله. ففي هذه الحالة، يتعين عليهم النظر في تعيين أفراداً آخرين.
- هل لديك القدرة المالية لتعيين موظف؟ إذا قررت تعيين موظف، فعليك أن تضع في اعتبارك أن التكلفة الفعلية لتعيين ذلك الموظف ليست المبلغ المالي الذي تقوم بدفعه لذلك الموظف بالساعة فحسب، بل إن هذه التكلفة تشمل أيضًا الإجازات مدفوعة الأجر، أو المزايا الأخرى الخاصة بالتأمين الصحي أو التقاعد وغيرها من النفقات. ولذا، فعليك أن تفكر مليًا وتدرس الموازنة الخاصة بك؛ بمعنى أن عليك تقرير إمكانية زيادة أرباحك أو إنتاجيتك إذا قررت أن تعين موظفًا جديدًا؛ إلى جانب حساب المرتب الذي سيتقاضاه ذلك الموظف، وأيضًا حساب المزايا والنفقات الإضافية التي عليك دفعها في حال تعيين موظف؛ ومن ثم قرر بنفسك ما إذا كانت ميزانيتك الخاصة تسمح بتغطية جميع هذه التكاليف أم لا.
- ما نوع الموظف الذي تحتاجه في العمل؟ قد يكون بإمكانك تعيين موظف غير متفرغ (يعمل بشكل مؤقت) وذلك لساعات قليلة أسبوعيًا أو فقط خلال المواسم التي يزيد فيها الطلب على المنتج. وكلما توسعت في مشروعك، زادت احتياجك إلى تعيين موظفين دائمين ومتفرغين؛ أي يعملون بدوام كامل.
2. معرفة القوانين والإلمام بها
قبل تعيين الموظف الأول، يتعين عليك أن تكون على علم ودراية كاملة بالمتطلبات والشروط القانونية الخاصة باختيار الموظفين وكيفية معاملة هؤلاء الموظفين متى أصبحوا جزءًا من فريق العمل. وبعض القوانين لا تسري فقط إلا على المشروعات التي تضم عددًا معينًا من الموظفين، ولذا عليك أن تكون على دراية بالمتطلبات والشروط التي تسري على حالتك. حتى ولو كان لديك في الوقت الراهن فريق عمل صغير، فإنه من الأحرى بك أن تكون ملمًا بالقوانين لتكون مستعدًا في حال توسع مشروعك وزيادة عدد موظفيك مستقبلاً.
3. كتابة توصيف جيد للوظائف
يتوجب عليك كتابة توظيف واضح وجيد للوظيفة التي تحتاج إلى تعيين موظف للقيام بها؛ حتى ولو تنوي تعيين موظف تعرفه جيدًا وتعرف إمكانياته ومؤهلاته. فهذه الطريقة تساعدك في التأكد من إبرام اتفاق بينك وبين هذا الموظف على مهام ومسئوليات الوظيفة التي سيتولاها. وإذا تنوي تعيين موظف خارج شركتك، فإن التوصيف الوظيفي يعد أيضًا فرصة مهمة بالنسبة لك لجذب عدد أكبر من المرشحين. ولهذا السبب، عليك أن تتأكد تمامًا من كون التوصيف الوظيفي واضحًا ومكتوبًا بعناية فائقة ودقة متناهية ولا يحتمل اللبس. وعند الشروع في كتابة التوصيف الوظيفي لوظيفة ما، عليك أولاً اختيار المسمّى الوظيفي الذي يصف المهمة والدور الذي سيقوم به الموظف. كما يتعين عليك التحدث مباشرةً مع المرشحين حول التوصيف الوظيفي المكتوب. كذلك، تحقق من نجاحك في توصيل إيجابيات المشروع الخاص بك للمرشحين. فعادةً ما يبحث المتقدمين لأية وظيفة عن المهام، والخبرات، والمسئوليات التي تتماشى مع مهاراتهم. ولذا، فإنه يتعين عليك أن تضيف تفاصيل أكثر حول هذه النقاط خصيصًا بقدر المستطاع. وفي النهاية، حاول أن ترسل هذا التوصيف الوظيفي لأصدقائك، وأفراد عائلتك، ومعارفك في نطاق العمل ليعلموا أنك تنوي تعيين موظفين لمشروعك الخاص، وقم كذلك بالإعلان والنشر في الأماكن التي تعتقد أنك ستحصل منها على أفضل المرشحين للوظائف المعلن عنها: من خلال مواقع العمل والتوظيف على شبكة الإنترنت، أو من خلال مواقع التواصل الاجتماعي، وما شابه.
4. البدء في إجراء المقابلات
إذا كان هناك أكثر من مرشح واحد للوظيفة التي قمت بالإعلان عنها، فإنك ستحتاج في هذه الحالة إلى إجراء مقابلات مع أهم المرشحين لتختار الأفضل والأنسب من بينهم وفقًا لمؤهلاته وخبراته. وإذا كان هناك عدد كبير من المرشحين وترغب في استبعاد المرشحين غير المناسبين للوظيفة بشكل سريع، فبإمكانك أن تجري مقابلات عبر الهاتف مع المرشحين لتحدد على أساسها المرشحين الذين يستحقون أن تجري معهم مقابلة شخصية. وعند تحديد المرشحين الذين قررت مقابلتهم شخصيًا، فمن المهم أن ينجح كل مرشح في عرض السيرة الذاتية الخاصة به على نحو أمثل، وعليك أن تتحقق ما إذا كانت المهارات التي يتمتع بها كل مرشح تناسب التوصيف الوظيفي المحدد، مع الأخذ بعين الاعتبار الخلفية العلمية للمرشح وخبرته ومدة عمله في الوظائف السابقة. بالإضافة إلى ذلك، عليك أن تتيقن تمامًا من كون المرشح مخلصًا في عمله وفخورًا به. كما يجب أن يتمتع المرشح بشخصية مميزة وفريدة والتزامه في العمل قد يكون أكثر أهمية ونفعًا لمشروعك من امتلاكه لعدد من المهارات. وفيما يلي نعرض لك عدد من الإرشادات والنصائح لضمان إجراء مقابلة شخصية سلسة وناجحة:
- إعداد قائمة بالأسئلة المقرر طرحها في المقابلة إن الأجوبة على الأسئلة التي تطرحها خلال المقابلة الشخصية من شأنها تزويدك بالمعلومات التي تحتاجها لتتمكن من اتخاذ القرار بشأن اختيار الشخص المناسب للوظيفة المعلن عنها. ويتعين أن تغطي الأسئلة كافة الجوانب: الخبرة، المهارات، المزايا، وحتى السمات الشخصية؛ وذلك لمساعدتك في إيجاد الشخص المناسب لينضم لفريق العمل. وهناك العديد من المواقع على شبكة الإنترنت التي تعرض قوائم من الأسئلة المهمة التي يمكن طرحها خلال المقابلة الشخصية، والتي يمكنك الاستعانة بها لابتكار الاسئلة الخاصة بك. ويتعين عليك الأخذ بعين الاعتبار أن هناك بعض الأسئلة غير القانونية التي لا يسمح بطرحها على المرشحين خلال المقابلة الشخصية، والتي من بينها الأسئلة حول العرق، وخلافه من الأسئلة الشائكة. ولذا، فإنه يتعين عليك مسبقًا أن تبحث حول الأسئلة التي يسمح لك بطرحها على المرشح قبل توظيفه من خلال حكومتك المحلية لإضفاء الصفة القانونية والشرعية على أسئلتك المقرر طرحها خلال المقابلة الشخصية.
- تدوين ملاحظات حول إجابات وردود أفعال المرشحين. إن الأسئلة التي يقوم المرشحون بطرحها عليك بإمكانها أن تبين لك مدى معرفتهم بمشروعك، ومدى اهتمامهم وشغفهم بالوظيفة، كما بإمكانها أن تبين أية مخاوف أو أية أفكار قد يقترحونها بشأن المشروع الخاص بك.
- معرفة الأسئلة التي قد يطرحها المرشحون عليك. حيث إن تلك الأسئلة بإمكانها أن تبين لك مدى معرفتهم بمشروعك، ومدى اهتمامهم بالوظيفة المعلن عنها، كما تبين لك ما إذا كانت هناك أية مخاوف أو أية أفكار تتعلق بمشروعك.
- عرض التوقعات والأهداف الخاصة بمشروعك بشكل واضح ومحدد. ففي بعض الحالات، قد لا يولي المرشح للوظيفة أي اهتمام يذكر بمشروعك أو قد لا يتفق مع الأهداف العامة الخاصة بك؛ ولذا فإنه من الضروري أن تزوده مسبقًا بتلك المعلومات الخاصة بالتوقعات والأهداف الخاصة بك وبمشروعك حتى تتمكن من اختيار الشخص المناسب للوظيفة.
5. اتخاذ القرار واختيار الموظف المناسب
بعد أن قمت بإجراء المقابلة الشخصية مع عدد من المرشحين ونجحت أخيرًا في إيجاد الشخص المناسب من بينهم. وهذا الشخص يظهر اهتمامًا شديدًا بالمنصب الوظيفي ولديه كافة المهارات والخبرة والسمات الشخصية التي تحتاجها شركتك. وقبل أن تضفي الطابع الرسمي على العرض الخاص بك، فستحتاج إلى الآتي:
- عرض الأجر والمزايا الممكنة الأخرى في خطاب مكتوب
فهذا المستند سيعطي للموظف المحتمل صورة واضحة عن كافة ما تخطط تقديمه له نظير العمل الذي يقوم بتنفيذه. وقد تكون المزايا المشتملة في حزمة الأجر الإجازات المدفوعة، والإجازات المرضية، والمزايا التقاعدية، ومزايا التأمين الصحي، وبدلات الأمومة ورعاية الأطفال أو خصومات على منتجات الشركة. كما أنك ستحتاج إلى التأكد من أن الأجر الذي ستدفعه لهذا الموظف المحتمل يضاهي ما يتقاضاه أمثاله في وظائف مماثلة.
وبهذا ستتمكن من جذب واستقطاب أفضل الموظفين وأكثرهم خبرة وكفاءة وستضمن تمسكهم بالوظيفة المعلن عنها. وللبحث عن متوسط الأجور والرواتب في منطقتك المحيطة، هناك العديد من المصادر المتاحة على شبكة الإنترنت التي تتيح لك معلومات خاصة بالرواتب والأجور المتداولة والمتعارف عليها. فإذا كنت تنوي تعيين موظف تعرفه، فإنه من الضروري كذلك التأكد من أنه قد تم الاتفاق من جانبك ومن جانب ذلك الموظف على هذه التفاصيل والتأكد من كتابتها وتدوينها؛ حيث إنك بهذه الطريقة تتفادى حدوث أي لبس أو غموض فيما بعد بشأن الأمور المتعلقة بالأجر المدفوع، أو الإجازات مدفوعة الأجر أو غيرها من الأمور والمسائل المتعلقة بالتعويضات الأخرى.
- التحقق من صحة المعلومات
إن أفضل الممارسات والطرق المتبعة للتحقق من صحة المعلومات التي أدلى بها الموظف المحتمل خلال المقابلة الشخصية مع صاحب المشروع هي التواصل مع أصحاب العمل السابقين وغيرهم من الأشخاص التي أشار المرشح إليهم في السيرة الذاتية الخاصة به للاستشهاد بهم وللتعزيز من موقفه. فمن خلال هؤلاء الأشخاص بإمكانك معرفة نقاط الضعف والقوة (المزايا والعيوب) لدى الموظف المحتمل وأيضًا التحقق والتيقن من أن المعلومات التي أدلى بها صادقة وصحيحة. وفي بعض الوظائف، مثل التقدم لوظيفة سائق لأية عربة أو ماكينة، قد يستلزم الأمر إلى خضوع الموظف إلى اختبار للتأكد من عدم تعاطيه أي نوع من المخدرات؛ وذلك لضمان تأدية مهامه الموكلة له بسلامة وأمان. وبصفتك مالك مشروع، فتأكد من دراسة وفحص القوانين المحلية حول طبيعة المعلومات التي بإمكانك التحقق من صحتها فيما يخص أي موظف محتمل.
- الاستعداد للتفاوض
التفاوض حول الراتب أو الأجر المقرر دفعه للموظف المحتمل يعد على الأغلب أمرًا طبيعيًا وجزءًا معتادًا من عملية تعيين الموظف. وحتى تتفاوض بشكل جيد وتحقق ما تطمح له، فإنه يتعين عليك أن تكون على دراية بحدود المرتبات للمشروعات المماثلة في المنطقة المحيطة بك، ودراسة الربح والفائدة التي سيحققهما الموظف المحتمل، بالإضافة إلى دراسة الموازنة الخاصة بك والمبلغ المخصص لهذه الوظيفة والحد الأقصى الذي بإمكانك أن تمنحه لهذا الموظف المحتمل. كما يتعين عليك التأكد من حساب قيمة أية إجازات مدفوعة الأجر أو مزايا قد تمنحها لهذا الموظف المحتمل؛ نظرًا لأن هذه النفقات والتكاليف تعد جزءًا مهمًا من الحزمة الكلية التي تقوم بعرضها. وفي معظم الحالات، سيكون بإمكانك أنت والموظف المحتمل التوصل إلى الاتفاق على راتب بقيمة معينة. وفي حال فشلك في التوصل إلى اتفاق، فستحتاج إلى البحث عن مرشحين آخرين في متناول يديك وقدراتك المالية.
- التوقيع على خطاب العرض النهائي
لإضفاء الطابع الرسمي على عرضك، فستحتاج إلى الإشارة إلى قيمة الأجر، والتوصيف الوظيفي والمزايا التي ستمنحها في المستند النهائي، الذي يطلق عليه "خطاب العرض". حتى ولو كان عرضك شفهيًا، فإنه من الضروري أن تتم متابعته بمستند رسمي وموقّع يضمن ويعزز الاتفاق المبرم بينك وبين الموظف.
6. الاستعداد لتعيين واستقبال الموظف الجديد
فور قبول الموظف المرشح للعرض الوظيفي المقدم من جانبك، فبإمكانك تحديد تاريخ لبدء تولي المنصب الوظيفي وبدء تنفيذ مهامه؛ وذلك لضمان انتقال سلس قبل أول يوم عمل. وهناك بعض الاستمارات ونماذج العمل التي ستحتاج إليها لتعيين موظف لديك:
- • نموذج / استمارة طلب التوظيف
يتعين على الموظف المرشح للوظيفة ملء هذه الاستمارة خلال عملية التعيين أو قبل بدء توظيفه. وهذه الاستمارة تتضمن معلومات خاصة بالشهادات العلمية الحاصل عليها المتقدم للوظيفة وأيضًا خبرته العملية، كما أنها تكون بالنسبة لك، كجهة عمل، بمثابة دليل ومستند إثبات في حال قيام الموظف بكتابة أية معلومات أو بيانات خاطئة أو مزيفة.
وينبغي الأخذ في الاعتبار أن هناك بعض الاختلافات في قواعد التوظيف في حال توظيف أي فرد من أفراد العائلة.
بالإضافة إلى هذه النماذج والاستمارات، فإنه يتعين عليك أيضًا حفظ السجلات التالية الخاصة بكل موظف. فعند قيامك بضم موظف جديد إلى فريق عملك بالمشروع، قم بجمع أي من المعلومات والبيانات التي لم تحصل عليها، وقم بإنشاء وإعداد ملف مستندي أو ملف رقمي حيث تقوم بالاحتفاظ به لاستخدامه عند الحاجة وتحديثه من وقت لآخر:
- اسم الموظف بالكامل (الاسم الرباعي)
- العنوان، بما في ذلك الكود البريدي (إن أمكن)
- تاريخ الميلاد، إذا كان الموظف المرشح دون سن الـ 19
- الجنس (ذكر أو أنثى) والمهنة
- توقيت ويوم الأسبوع في حال بدء أسبوع العمل للموظف
- ساعات العمل كل يوم
- ساعات العمل أسبوعيًا
- الأساس الذي وفقًا له يتقاضى الموظف راتبه / أجره (بالساعة، بالأسبوع، بالمشروع، وخلافه)
- معدل الأجور في الساعة المعتاد
- إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية
- إجمالي أرباح العمل الإضافي خلال الأسبوع
- كافة الإضافات والخصومات من أجور وراتب الموظف
- إجمالي الرواتب والأجور المدفوعة في كل مدة دفع
- تاريخ السداد والدفع ومدة الدفع
- تفاصيل وبيانات أخرى بناءً على منطقتك
يتعين عليك مراجعة مكتب العمل التابع لك لتحديد ما إذا كانت هناك مستندات أخرى عليك الاحتفاظ بها.
7. إعداد كتيب الموظف
حتى لو كان لديك موظف واحد أو اثنين فقط، فإن توثيق سياسات شركتك وتوقعاتها في قائمة مختصرة أو في كتيب خاص بالموظف بإمكانه أن يكون بمثابة طريقة رائعة وفعّالة للتحقق من أنك قد قمت بتوصيل الإجراءات الخاصة بمشروعك بصورة جلية وواضحة. وكتيب الموظف هذا في حال تأسيسك لمشروع صغير للغاية قد يكون عبارة عن مستند من ورقة واحدة فحسب توضح فيها أهم البيانات والمعلومات الخاصة بمشروعك. وبإمكانك زيادة عدد صفحات هذا الكتيب كلما زاد ونما مشروعك. وإذا كنت تنوي تأسيس مشروع أكبر بقليل، فقد تحتاج إلى تكريس وقت أكبر لإعداد كتيب أطول وأكثر تفصيلاً. وبغض النظر عن حجم مشروعك، فإنه يتعين عليك في جميع الأحوال تعيين متخصص مسؤول عن الموارد البشرية أو محامٍ ليطلّع ويراجع كتيب الموظف الذي قمت بإعداده للتحقق من أنه يتماشى مع متطلبات وشروط الدولة، مثل قائمة بحقوق الموظف. وإليك بعض البنود التي عادةً ما يشتمل عليها أي كتيب موظف:
- بيان المهمة الخاص بالشركة
وهو عبارة عن بيان رسمي يلخص أهداف المشروع الخاص بشركتك. ومن خلال تضمين هذا البيان في الكتيب، فقد يكون بإمكانك أن تعطي نبذة واضحة عن طبيعة مشروعك لكافة الموظفين مسبقًا.
- الإجازات مدفوعة الأجر، في حال منحها
يتعين عليك أن توضح في كتيب الموظف عدد أيام الإجازات مدفوعة الأجر التي ستقوم بمنحها للموظفين سنويًا، إن وجدت، شاملةً الإجازات المرضية والإجازات السنوية. وعليك أيضًا أن تشرح بالتفصيل عدد الأيام التي يتم ترحيلها للعام المقبل من هذه الإجازات في حال عدم الاستفادة منها في العام الحالي. وكذلك يمكنك تضمين أية معلومات خاصة بالعمل الإضافي.
- قواعد بالسلوك
يجب أن يتضمن كتيب الموظف كذلك على كافة القواعد المنظمة فيما يخص نظافة بيئة العمل، والقانون الخاص بالزي الرسمي للعمل، وأخر المستجدات بشأن السياسات والمتطلبات الخاصة بتعامل الموظف وسلوكه تجاه زملائه الموظفين. كما يتعين عليك أيضًا تضمين قائمة توضح الحقوق الخاص ببيئة العمل أيضًا.
- جدول الرواتب
يوضح موعد تقاضي الموظفين مرتباتهم وأجورهم شهريًا، إلى جانب أية ممارسات أو متطلبات وشروط خاصة بوقت المتابعة وجدول الرواتب.
- الإجازات أو العطلات الرسمية
إعداد قائمة بالإجازات أو العطلات الرسمية ومعرفة ما إذا كان الموظفون سيتقاضون راتبًا عنها أو لا.
- بدل الأمومة ورعاية الأطفال
قد يمنح بعض مالكي المشروعات الصغيرة موظفياتهم بدلات مقابل الأمومة ورعاية الأطفال، على الرغم أن هذا الأمر لا يعد إلزامًا عليهم. وهذه البدلات تعد عنصرًا مهمًا بالنسبة للموظفين، لذا عليك أولاً أن تتحقق من أن قدرتك المالية وموازنة مشروعك قد تتحمل هذه النفقات والتكاليف. وهناك قوانين مختلفة تتعلق بالإجازات والبدلات الممنوحة للأمهات مقابل رعاية الأطفال تبعًا لكل دولة. لذلك ستحتاج أيضًا أن تكون على دراية كاملة بالقوانين الخاصة بمنطقتك.
وفي نهاية كتيب الموظف، اترك سطرًا خاص بتوقيع الموظف. ومتى قام الموظف بالتوقيع على الكتيب، احتفظ بنسخة مصوّرة منه في ملف خاص بكل موظف.
