بعد وقوع أي كارثة طبيعية
ينبغي أن يكون همك الأول بعد وقوع أي كارثة هو سلامتك وسلامة فريق عملك ، ثم التعامل مع أي أضرار تعرض لها مشروعك؛ وبعد وقوع الكارثة، من المهم التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء في الوقت المناسب ومن خلال توجيه الرسائل المناسبة لهم؛ وتعتبر مسألة الاتصال بشركات التأمين لتقديم المطالبات لها وشركات الترميم لمساعدتك على إعادة بناء مشروعك أمرا يحظى بنفس الأهمية، وحدد شركة ترميم محلية قبل وقوع الكارثة، متى كان ذلك ممكناً، بحيث يمكنك طلب المساعدة منها في أسرع وقت ممكن بدلاً من محاولة البحث عن شركة ترميم في أخر لحظة.
كما ينبغي عليك أن تحاول الاتصال والإبلاغ عن حاجتك إلى تقديم مطالبة تأمينية بمجرد إحاطتك علماً بحاجتك إلى ذلك، حيث يساعد الاتصال في وقت مبكر على وضعك في أعلى قائمة المطالبات ذات الصلة بشركة التأمين، ما يعني قيام خبير التسوية التأمينية بالاتصال بك بصورة أسرع بدلاً من الاتصال بك في وقت متأخر، وقد تساعد هذه المكالمة المبكرة في تسريع حصولك على المدفوعات المستحقة لك في حالة تأهلك للحصول على المدفوعات التأمينية.
ما الذي يتعين عليك القيام به فور وقوع الكارثة الطبيعية؟
تأكد مما يلي خلال يوم أو يومين من تاريخ وقوع الكارثة الطبيعية:
- حدد أماكن تواجد جميع الموظفين وتقييم احتياجاتهم.
- قيّم الضرر التي تعرض له مشروعك أو معداتك أو مخزونك.
- أبلغ عن جميع أشكال المطالبات التأمينية وحفظ أرقام المطالبات على السحابة.
- اتصل بشركة ترميم للمساعدة في إجراء عمليات إعادة البناء.
- احصل على اللوازم المطلوبة التي قد تكون بحاجة شديدة إليها (أي الألواح الصخرية ومكبات النفايات الكبيرة والمكاتب/المنازل المتنقلة).
- تأجير مركبات للتغطية قي حال فقدان أي مركبات أو تعرضت للتلف.
- الإبلاغ عن خطة التنظيف وإعادة الافتتاح الخاصة بك وجداول العمل للموظفين ولشركة الترميم التي تتبعها.
- إبلاغ عملائك بما إذا كنت قد قمت بافتتاح مشروعك مرة أخرى أم لا بالإضافة إلى إبلاغهم بحالة أوامر الشراء الصادرة من جانبهم.
- قم بالاتصال بالمالك أو المؤجر الذي تتبعه للاستمرار في التواصل أثناء انتشار الأوبئة.
وبعد التعامل مع الحاجات الأكثر إلحاحاً بعد وقوع أي كارثة، هناك أربعة جوانب يتعين عليك التركيز عليها وهي: الموظفون والمال وحالة المعدات وإعادة مسار العمليات التشغيلية.
سلامة الموظفين والتواصل مع الموظفين
تأكد من سلامة جميع موظفيك وتلبية احتياجاتهم الشخصية؛ مثال: هل لا يزال لديهم منزلاً للانتقال إليه ووسائل المواصلات اللازمة للانتقال إلى المنزل؟ هل يعتبر منزلهم مكاناً آمناً حيث يوفر لهم الملجأ لفترة زمنية طويلة؟ اعرض عليهم الدعم الذي تستطيع تقديمه وفكر في البدء في مجموعة تواصل عبر الرسائل الإلكترونية أو مجموعة تواصل عبر المحادثات لموظفيك لإنشاء شبكة لتقديم الدعم للموظفين؛ وقم بإبلاغ موظفيك أن استقرار مشروعك خلال هذا الوقت أمراً مهماً؛ وتشارك معهم خطة إعادة بناء مشروعك وأكد لهم أن عملهم بمشروعك سيظل متاحاً (متى كان ذلك ممكناً).
وإذا كانت لديك التغطية المناسبة، تأكد من أن موظفيك على علم بأن تأمينك سيغطي الرواتب التي من الممكن دفعها لهم؛ وإذا كان تأمينك لا يغطي هذه النفقات، قيم ما إذا كان لديك النقد الكافي لتغطية أجور الموظفين بنفسك أم لا، حيث أن الموظفين سيكونون مطالبين بدفع ما عليهم من إيجار أو رهون أو غيرها من النفقات المعيشية الأساسية وبحاجة إلى معرفة مدى تأثر رواتبهم؛ وكن واقعياً وادرك أنه إذا لم يكن بمقدورك الدفع لهم، فقد يبحث الموظفون على عمل آخر بسبب حاجتهم إلى ذلك لا بسبب رغبتهم في مغادرة الشركة؛ وتعتير مسألة الاحتفاظ بالعمالة المتاحة لديك أمراً مهماً حيث أن خسارة العمالة قد تعرض مسألة تعافي مشروعك بعد وقوع الكارثة للخطر.
وعند التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء، يجب عليك تقديم رسالة مختلفة لكل مجموعة ؛ وفيما يلي توجيهات بشأن الموضوعات التي سيتعين عليك التعامل معها:
- الموظفون: شارك أخر المستجدات المتعلقة بالسلامة وحالة مشروعك وقدرتك على الدفع إلى الموظفين بعد وقوع أي كارثة بسبب أي شكل من أشكال التوقف المحتمل للعمليات التشغيلية.
- الموردون: قم بإبلاغ الموردين الرئيسين باحتياجاتك بحيث يمكنهم تزويدك بالمخزون اللازم وتحسين قدرتك على إعادة البناء وإعادة الافتتاح في أسرع وقت ممكن.
- العملاء: أبلغ العملاء بالموعد الذي من المتوقع أن تعيد فيه افتتاح مشروعك وما إذا كان سيتم افتتاح مشروعك في المكان القديم المحدد له أو سيتم الافتتاح في مكان مؤقت أم في مكان جديد للمشروع.
ومن الحكمة إعادة تقييم التغطية التأمينية الخاصة بك بعد وقوع الكارثة، حيث إن احتياجاتك قد تتغير؛ ولن يكون بمقدورك تغيير التغطية الخاصة بأي من المطالبات مما يتعلق بالحدث المذكور، ولكن يمكنك تغييرها فيما بعد في ضوء الاستعداد لوقوع أي كوارث في المستقبل.
تقييم حجم الضرر المادي
بمجرد أن يكون من الآمن استعراض الأضرار التي تعرض لها مشروعك، قم بتوثيق جميع أشكال الأضرار التي قد تعرض لها مشروعك مع تقديم الصور الموثقة والفيديوهات أو أي منهما فيما يتعلق بالمطالبات التأمينية؛ وقم بإعداد قائمة تتضمن جميع البنود التي قد تعرضت للضرر باستخدام قائمة المخزون التي قمت بإعدادها قبل وقوع الكارثة وقم بالاحتفاظ بإيصالات أي عمليات إصلاح قمت بها بحيث يمكنك إدراج هذه التفاصيل في المطالبات التأمينية؛ والتقط صور أو فيديوهات للمعدات والمركبات التي تعرضت للضرر وسجل الأرقام المسلسلة لكل منها؛ وإذا كنت قد فقدت أي مخزون جرّاء وقوع كارثة طبيعية، احصل على نسخ من الفواتير من الموردين حتى تساعدك على إعادة إعداد سجلاتك؛ ويجب استرجاع الفواتير المتعلقة بسنة واحدة على الأقل، متى كان ذلك ممكناً.
وفي حالة الفيضانات المتكررة، يتعين عليك إثبات استبدال أي شيء قد دفعت شركة التأمين التي تتبعها قيمته فيما يتعلق بالأحداث المذكورة؛ قد تكون بحاجة إلى استبدال معدات التصنيع والمعدات المكتبية وأجهزة الحاسوب والمركبات على أساس شدة الكارثة؛ وربما يكون مخزونك المادي قد تعرض للفقد؛ وقد يتطلب ذلك منك دفع مبالغ كبير (نفقات رأسمالية) وذلك لاستعادة نشاط مشروعك وتشغيله؛ وعند تحديد مصادر المعدات البديلة وما إذا كان من الضروري الاستعانة بمعدات جديدة أم معدات خاضعة للتجديد، قد يكون عليك التفكير في البحث خارج النطاق المتضرر من الكارثة الواقعة؛ مثال: ينبغي عليك الحذر من شراء مركبة جديدة في منطقة تضررت من الفيضانات حيث أن البائعين قد يتوافر لديهم مخزون قد تضرر من الفيضان، وربما تتضمن العلامات التي تدل على تعرض أي مركبة للضرر السجاد المتسخ أو المشكلات الكهربائية أو الصدأ الذي تكون على المفصلات أو الروائح المنبعثة من السيارة؛ وعلاوة على ذلك، عقب وقوع الكوارث الطبيعية مباشرة، قد تزداد الأسعار بسبب تعرض مخزون التاجر للضرر والتوقف الذي شهدته سلسلة التوريد.
وقبل فحص الضرر ومعاينته، تأكد من أن موظفيك مدربون على كيفية التعامل مع المواد الخطرة فيما يتعلق بالعمليات التشغيلية لمشروعك أو المجتمع (أي الصرف الصحي لمياه الفيضانات على سبيل المثال) وفقاً للتعليمات الصادرة من ]منظمة الصحة العالمية[؛ وأثناء حالات الطوارئ، مثل الأعاصير أو الفيضانات، يمكن أن تنبعث المواد الكيمائية المنزلية والطبية والصناعية في البيئة.
تقييم موقفك المالي
على الرغم من التحديات والضغوط التي تفرضها الظروف عند وقوع حالات الطوارئ والكوارث، تكون بحاجة إلى تقييم موقفك المالي بعد وقوع أي كارثة؛ وإذا كنت بحاجة إلى المزيد من الأموال للدفع إلى موظفيك أثناء فترات الإغلاق المؤقت للمشروع، فكر في طلب قرض مرحلي، ويكون هذا القرض في العادة عبارة عن قرض قصير الأجل تضخ المال سريعاً أو الأموال المتاحة في حالات الطوارئ اللازمة للتعافي من الكارثة أو ربما تتوافر بعض المنح التي قد تساعدك فيما يتعلق بهذا لصدد؛ وربما يساهم وجود تصنيف ائتماني جيد قبل وقوع الكارثة في زيادة فرص الموافقة على طلب حصولك على القرض؛ وفيما يلي بيان ببعض خيارات الحصول على القروض المتاحة لديك:
- المنح: قد يكون بمقدور مالكي المشروعات ممن تم رفض حصولهم على قرض الحصول على أشكال أخرى من المساعدة، ومن بينها المنح؛ ويمكن أن تغطي المنح النفقات الطبية وعمليات إصلاح السيارات والأدوات أو المعدات اللازمة للعمل.
- الموردون: يعني ذلك إبلاغ كبار الموردين ممن تتعامل معهم وممن يتواجدون في أماكن مختلفة بأنك قد تعرضت لخسارة كبيرة وتبحث عن المنح أو المساعدات المالية؛ وربما يكون البعض على استعداد بتقديم خصومات أو بعض المساعدات المالية الأخرى لك متى كانت لديهم القدرة على القيام بذلك.
- القروض المرحلية: تحقق ما إذا كانت هناك إمكانية للحصول على القروض المرحلية في منطقتك أم لا؛ وتسمح لك هذه الأنواع من القروض بالحصول على النقد سريعاً لدفع مستحقات الموظفين.
ومن الحكمة إعادة تقييم تغطيتك التأمينية بعد وقوع الكارثة، حيث إن احتياجاتك قد تتغير؛ ولن يكون بمقدورك تغيير التغطية الخاصة بأي من المطالبات مما يتعلق بالحدث المذكور، ولكن يمكنك تغييرها فيما بعد في ضوء الاستعداد لوقوع أي كوارث في المستقبل.
التنظيف وإعادة البناء
بعد وقوع أي كارثة، يمكنك التواصل مع الموردين ممن حددتهم في خطتك للاستجابة لحالات الطوارئ وممن يمكنهم تزويدك باللوازم التي قد تكون بحاجة إليها لاستعادة نشاط مشروعك وتحقيق التعافي لمشروعك (الألواح الصخرية بعد وقوع فيضانات على سبيل المثال)؛ كما يمكنك البحث عن التجار المحلين ممن تتوافر لديهم اللوازم التي تحتاج إليها فيما يتعلق بعملياتك التشغيلية.
ويكون ذلك أيضاً هو الوقت المناسب للوصول إلى المعلومات المالية الخاصة بالشركة وبيانات المشروع التي قد قمت بالاحتفاظ بنسخة احتياطية منها في مكان منفصل بعيداً عن مكان مشروعك أو سحابتك.
وبعد وقوع أي كارثة، عليك أن تتصل بشركة التأمين التي تتبعها على الفور وأن تقدم لها المعلومات اللازمة عن كيفية قيامها بالتواصل معك في حالة عدم قدرتك على الاستمرار في فتح مشروعك؛ وأبلغ شركة التأمين بحالة الأضرار التي قد تعرض لها مشروعك وتأكد مما قد تحتاج إليه شركة التأمين قبل تقديم مطالبتك (مثل: صورة الأضرار وسجلات المشروع التي تعرض قيمة المعدات التي قد تعرضت للضرر أو التلف). وإذا كانت هناك أي مشكلات تتعلق بالسلامة داخل مشروعك مما يمكن إصلاحه بسهولة، قم بتوثيق الضرر وتحديد طبيعته والقيام بعمليات الإصلاح اللازمة قبل قيام خبير التسوية التأمينية بتقييم الضرر الذي قد تعرضت له ممتلكاتك. ولا تقم بالتخلص من أي مواد أو معدات متضررة قبل وصول خبير التسوية التأمينية وقيامه بعملية التقييم.
كن منظما قدر الإمكان عند قيامك بتدوين الأضرار لأغراض التأمين؛ وستكون بحاجة إلى الاحتفاظ بقائمة تضم أرقام مطالبات التأمين والجهات التي يمكن الاتصال بها بشركة التأمين والتي من المقرر أن تتعامل مع المطالبات بالإضافة إلى قائمة محدثة تتضمن الأضرار التي تعرض لها مشروعك والمرتبطة بأي حدث من الأحداث؛ وتتمثل المهمة الضخمة في تجميع المعلومات التي قد تحتاج إليها شركة التأمين التي تتبعها فيما يتعلق بأي مطالبة؛ وسيتم الانتهاء من معظم العمل المتعلق بتجميع قائمة مفصلة بالمخزون والمعدات بشكل مسبق قبل وقوع أي كارثة.
إخبار العملاء بأنك قمت باستهلال العمل في المشروع مرة أخرى
تتمثل الخطوة المهمة التي يتعين اتخاذها بعد إعادة البناء في إبلاغ العملاء بأنك قد قمت بإعادة افتتاح مشروعك مرة أخرى؛ وربما يتوقع العملاء أن مشروعك سيعود كما كان، بغض النظر عن مرحلة التعافي التي قد وصل إليها مشروعك بعد وقوع الكارثة؛ وإذا لم يكن بمقدورك تقديم مستوى معين من الخدمات، قد يكون من الحكمة تحذير عملاءك بشأن التغيير الواقع أو التفكير في الانتظار قبل إعادة فتح المشروع، حيث إن وجود تغيير في الخدمة ربما يؤدي إلى نقل المشروع إلى أي مكان آخر.
وبمجرد أن تقم بفتح أبواب مشروعك مرة أخرى، فكر في استخدام اللافتات المؤقتة لتعلن عن افتتاح مشروعك مرة أخرى وتحديث موقعك الإلكتروني وقنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك بحيث تتضمن إخطارا لقاعدة العملاء المتاح لديك بأنك قد عاودت افتتاح مشروعك مرة أخرى.
الموارد
يمكن لأصحاب المشروعات الصغيرة الوصول إلى الموارد المتاحة أدناه أثناء وقوع أي كارثة أو بعد وقوعها.
المنظمة |
الوصف |
الصحة العالمية[ |
تعمل على مستوى العالم لتعزيز الصحة والحفاظ على سلامة وأمن العالم وتقدم المساعدة للفئات المتعرضة للخطر؛ ويتمثل هدفها في ضمان حصول أكثر من مليار شخص آخر على التغطية الصحية العالمية وحماية أكثر من مليار شخص آخر من التعرض لحالات الطوارئ الصحية وتزويد مليار شخص آخر بخدمات صحية ورفاهية صحية أفضل. |