Skip to Content
facebook facebook twitter twitter facebook facebook twitter twitter

أساسيات الأعمال الذكية

عربى  |  English

عربى  |  EN

حفظ السجلات

يعد حفظ السجلات ضرورة لجميع أصحاب المشروعات الصغيرة، ، وأحيانًا، يعد جزءًا صعبًا ومعقدًا من عملية التحقق من إدارة المشروع بسلاسة ويسر. فحفظ السجلات الخاصة بالأرباح، والنفقات، والموظفين، والمستندات الضريبية والحسابات لا يعد عملاً جيدًا وحسب، بل بإمكانه أن يريح بالك ويساعدك على مراقبة ومتابعة تقدمك نحو تحقيق أهدافك، بالإضافة إلى توفير الوقت والمال.

حفظ السجلات

وفيما يلي بيان بأهم السجلات الأساسية التي يتعين عليك حفظها:

ولا بد من الأخذ بعين الاعتبار أن حفظ هذه السجلات سيساعدك في الآتي:

  • معرفة قيمة المبلغ المالي المقرر استثماره لإعداد المنتج أو الخدمة الخاصة بك
  • تحديد الأسعار
  • مقارنة المبالغ المالية المخطط لها في الموازنة بالتكاليف الفعلية
  • متابعة النفقات
  • اتخاذ قرارات حكيمة بشأن عمليات الشراء
  • الاستعداد لسداد الضريبة
  • إمكانية الدخول على البيانات والمعلومات الخاصة بالعملاء والموظفين بسهولة
  • حماية مشروعك في حال التدقيق والتحقيق
  • حساب الأرباح المتوقعة

للبدء في عملية حفظ السجلات، قم بإعداد وإنشاء نظام لمتابعة المعاملات والتفاصيل الأخرى. وقد يكون هذا النظام على شبكة الإنترنت أو ورقي أو مزيج من الاثنين. وفيما يلي أمثلة لأهم السجلات التي ينبغي تضمينها:

دفتر المبيعات: يجب أن يتضمن مبالغ المبيعات بصفة يومية وأسبوعية وشهرية، بما في ذلك التاريخ ونوع المنتجات أو الخدمات وقيمة كل عملية بيع.

دفتر الحسابات مستحقة الدفع: يتضمن هذا الدفتر ما تدين به الشركة للأفراد أو المشروعات الأخرى. كما يتضمن قيمة ما تدين به الشركة ولمن، ومتى يستحق السداد وتاريخ التسديد. ووجود دفتر خاص بالحسابات مستحقة الدفع سيحول دون سداد قيمة المنتج أو الخدمة أكثر من مرة. كما سيساعدك أيضًا في متابعة الخصومات الممنوحة للمدفوعات المبكرة والسابقة لمساعدتك على الاستفادة منهم.

دفتر حسابات القبض المستحقة: يتضمن هذا الدفتر ما يدين به الأفراد الآخرون أو المشروعات الأخرى للشركة نظير السلع أو الخدمات التي سلمتها الشركة. ويتضمن قائمة بالعملاء الذين يدينون لك بالمال، ومقدار الدين، وموعد سداد الدين واستحقاقه. كما يتضمن كذلك قائمة بأسماء العملاء الذين لا ينبغي تقديم ائتمان لهم؛ نظرًا لتقصيرهم وعجزهم عن السداد. وفي كل سجل، قم بتسجيل وتدوين التاريخ، واسم العميل، والمبلغ المالي المدين، وتاريخ التحصيل.

دفتر نفقات العمل: في هذا الدفتر، ستقوم بتسجيل جميع التكاليف أو النفقات المرتبطة بإدارة أي عمل؛ ويتضمن ذلك أيضاً النفقات الخاصة بالتأجير، والكهرباء، والرواتب، والتوريدات. وينبغي أيضًا أن يتضمن هذا الدفتر التاريخ، وبيان لكل تكلفة خاصة بالعمل وقيمتها.

أمر شراء: يعني التأكيد الرسمي لأمر المشتري، ويلتزم المشتري بموجب هذا الأمر بأن يدفع إلى البائع المبلغ المستحق نظير منتجات أو خدمات بعينها في المستقبل.

العقود: سواءً قمت بالتوقيع على اتفاقية توريد (عقد توريد) مع أي مورد أو استئجار قطعة من المعدات أو الأدوات أو قمت بإعداد وثيقة تأمين خاصة بالعمل، فيتعين عليك الاحتفاظ بنسخة من العقد في السجلات الخاصة بك. فالاحتفاظ بأية نسخة من أية عقود قد يجنبك الوقوع في أي خلافات أو نزاعات مستقبلية.

قائمة العملاء: ناءً على طبيعة مشروعك ، يفضل إعداد قائمة بالعملاء حتى يتسنى لك الإعلان عن عروضك أو منتجاتك الجديدة. وقم بتسجيل وتدوين اسم كل عميل، والمنتجات المشتراة، وأرقام التليفونات، والبريد الإليكتروني، وعنوان الإرسال أو الشحن. كما يتعين عليك إعداد خطة بديلة لحفظ هذه المعلومات والبيانات الحسّاسة.

ولتفادي الوقوع في أية مشكلات قانونية، من المهم الاحتفاظ بسنخ من بعض السجلات حتى بعدما تنتفي فائدتها للعمليات اليومية. فمثلاً، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بالنسخ الخاصة بجميع العقود لمدة أقصاها سبع سنوات، في حين يتعين عليك حتمًا الاحتفاظ بتقارير مراقب الحسابات والقوائم السنوية والسجلات الخاصة بخطة التقاعد.

قم بتنزيل قوالب حفظ السجلات هنا .

شارك

إخلاء مسئولية: الموقع لا يهدف الى تقديم الاستشارات القانونيه
يقدم هذا الموقع الإلكتروني معلومات عامة حول تأسيس المشروعات/الأعمال وإدارتها؛ ويهدف محتوى الموقع الإلكتروني لتقديم المعلومات فقط وليس تقديم المشورة أو الآراء المتعلقة بالمسائل القانونية أو المرتبطة بالضرائب؛ ولا يجوز تفسير محتويات الموقع وعرض المعلومات المتاحة به باعتبارها مشورة مقدمة في مجال الشئون القانونية أو الضرائب تحت أي ظرف من الظروف أو في أي موقف من المواقف الواقعية، كما لا يجوز الاعتماد على هذه المعلومات باعتبارها مشورة قانونية أو مشورة في مجال الضرائب بأي شكل من الأشكال. ولا يجوز اتخاذ أي تصرف اعتمادا على المعلومات الواردة في هذا الموقع، وتبرئ مجموعة فيزا ذمتها من تحمل جميع أشكال المسئولية المتعلقة بالتصرفات التي يتم اتخاذها أو لا يتم اتخاذها استنادا إلى أي من محتويات هذا الموقع أو جميعها بأقصى قدر يسمح به القانون، لذا عليك الاتصال بمستشار قانوني لتلقى المشورة المتعلقة بأي مسألة قانونية أو ضريبية، ومن بينها المشكلات المتعلقة بمشروعاتك الحالية أو المحتملة.