عند الشروع في التخطيط وصنع القرار، يتعين إعداد سجل واضح خاص بأداء المشروع. وفي البداية، قم بالتخطيط لعملية خاصة بمتابعة التفاصيل ذات الصلة بالأداء. وتشكل كل من الموازنة الخاصة بك والسجلات المحاسبية ومستندات التخطيط جزءًا من هذه العملية. وعلى الرغم من أن المتابعة الجيدة تحتاج إلى ممارسة وتفرغ، فإن النتائج قد تساعدك على تحقيق النجاح المنشود وتحسين النواحي التي تحتاج إلى تحسين وتطوير في الأداء.
الجزء التالي يعرض لك أهم العناصر الخاصة بإدارة الموازنة:
إرشادات ونصائح حول متابعة الموازنة الخاصة بك
الالتزام بالسداد في الموعد المحدد
إن التأخر في سداد قيمة القروض البنكية أو البطاقات الائتمانية في الغالب يتسبب في عواقب وتبعات وخيمة. فإنه قد يؤثر على حدك الائتماني، وأيضًا قد يؤثر على قدرتك في الحصول على خطوط ائتمانية وعلى مصداقيتك في أعين الشركات الأخرى. فالإدارة السيئة وغير الناجحة للأمور المالية قد تضر مشروعك وتؤدي إلى إفلاسه. فعليك الالتزام دومًا بالسداد للموردين ودفع الفواتير المستحقة وسداد الديون الأخرى في موعد استحقاقها المحدد لتحمي مشروعك والائتمان الخاص بك، وفوق ذلك كله، تنقذ سمعتك.
كما هو الحال بالنسبة لوضع وإعداد الموازنة، فإن عملية المحاسبة أيضًا مهمة لمتابعة الموارد المالية الخاصة بمشروعك. فعملية المحاسبة تتضمن إعداد السجلات وإعداد الملخصات والتحليل وإعداد التقارير الخاصة بالمعاملات المالية لمشروعك؛ في حين أن عملية إعداد ووضع الميزانية الخاصة بمشروعك قد تساعدك في توقع النفقات بصفة شهرية أو سنوية. ولكي تظل جميع المهام والمتطلبات الخاصة بامتلاك مشروع وتأسيسه على رأس أولويات المحاسبة اليومية، فينبغي أن تكون على رأس قائمة المهام. وفيما يلي، نستعرض لك بعض المهام التي عليك القيام بها عند إدارة مشروعك:
فتح حساب بنكي
تذكر أن قيامك بفتح حساب بنكي منفصل ومستقل خاص بمشروعك يجعل عملية حفظ السجلات تسري بسهولة أكبر ويسهّل أيضًا عملية سداد الضرائب المستحقة.
البدء في متابعة النفقات
من أجل إعداد الموازنة الخاصة بمشروعك وأيضًا إجراء عملية المحاسبة، فإن متابعة النفقات الخاصة بك يعد جزءًا مهمًا من عملية حفظ السجلات ومراقبة نمو المشروع ومراجعة وفحص القوائم المالية لاكتشاف أية أخطاء. والخطوة الأولى هي إنشاء وتطوير نظام لتحصيل الإيصالات وحفظها في مكان آمن.
إعداد وتطوير نظام خاص بالحسابات وإمساك الدفاتر
يقصد بعملية "إمساك الدفاتر" العملية اليومية لتسجيل المعاملات وتصنيفها ومراجعتها بالكشوفات المصرفية. ويختار معظم أصحاب المشروعات استخدام برنامج على هيئة جدول، أو تعيين كاتب حسابات للقيام بهذه المهمة.
وعادةً ما تطبق الشركات واحدة من الطرق المحاسبية التالية: طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق أو طريقة المحاسبة على أساس النقد. فمن خلال طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق، يتم تسجيل المعاملات في الدفاتر فور إتمام عملية البيع أو الشراء. أما طريقة المحاسبة على أساس النقد، فتعتمد على تسجيل المعاملات بمجرد استلام الدفعة المالية أو إيداع الدفعات المالية في حسابك الخاص.
فمثلاً، تخيل أنك قمت بالبيع في شهر يناير واستلمت الدفعة المالية وقدرها 200 دولار أمريكي في شهر فبراير. فوفقًا لطريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق، ستقوم بتسجيل المعاملة في الدفاتر الخاصة بشهر يناير. أما إذا اخترت طريقة المحاسبة على أساس النقد، فستقوم بتسجيل المعاملة في الدفاتر الخاصة بشهر فبراير. وفيما يلي نعرض لك مزايا وعيوب كل طريقة على حدة:
| المزايا |
|
|
| العيوب |
|
|
الحصول على الدعم المحاسبي
إذا لم تكن مرتاحًا حيال إدارتك لسجلاتك الخاصة بمشروعك، قد تحتاج في هذه الحالة إلى الاستعانة بخبير لمساعدتك في الأمور المحاسبية؛ وذلك من خلال تعيين محاسب قانوني عام أو محاسب قانوني أو كاتب حسابات، أو بإمكانك الاستعانة بخدمة المحاسبة على شبكة الإنترنت.
وعلى الرغم من أن المحاسب القانوني العام عادةً ما تكون تكلفته أكثر من الخدمة على شبكة الإنترنت، فإن بإمكانه أيضًا أن يقدم لك خدمات أخرى قد تحتاجها في مشروعك. أما كاتب الحسابات، فبإمكانه القيام بالمهام والوظائف اليومية الأساسية بتكلفة أقل، ولكنه لا يتمتع بالشهادة العلمية في مجال المحاسبة القانونية التي يتمتع بها المحاسب القانوني.
وإذا كنت تنوي تعيين شخص لمساعدتك في الحسابات، فعليك التأكد من أن ذلك الشخص لديه القدرة على إدارة الآتي:
عند الشروع في التخطيط لمستقبل مشروعك، يتعين عليك أولاً تدوين وكتابة المهام والأهداف. وهذه الطريقة البسيطة قد تمكنك من تحقيق أهداف مشروعك وتوسعته ونموه بشكل فعّال وضمان بقاء قراراتك وخطواتك في الطريق الذي حددته لنجاح مشروعك.
الإرشادات والنصائح الخاصة بالتخطيط اليومي:
إنشاء وإعداد المخطط التنظيمي
هو مخطط يقدم نظرة عامة بخصوص هيكل المشروع وسجلاته والدور المنوط بكل موظف والأفراد ومن يقوم هؤلاء الموظفون برفع التقارير لهم في الشركة. وعن طريق هذا المخطط، سيكون بمقدورك توزيع المهام بين موظفيك بطريقة أكثر توازنًا. كما تعد هذه الطريقة فرصة بالنسبة لموظفيك؛ حيث إنها توضح لكل موظف وتحدد له المهام والمسئوليات الخاصة به في الشركة.
إخطار الموظفين بمهامهم ومسئولياتهم
لضمان سير العمل بسلاسة ويسر، تأكد من إخطار موظفيك بشكل واضح بمهامهم ومسئولياتهم التي يتعين عليهم تنفيذها. كما يتعين عليك إخطارهم بالمهام الأكثر أهمية ومتى بإمكانهم تنفيذ كل خطوة وإنجازها. وفي حال غياب موظف، حاول أن تساعد موظف آخر للقيام بمهامه لضمان استمرارية سير العمل دون توقف. تعلّم مهارة توكيل المهام للآخرين؛ حيث إن هذه المهارة تعد واحدة من الجوانب الأكثر أهمية لقيادة فريق عمل كما أنها ستوفر لك وقتًا يسمح لك بمتابعة الأنشطة الأخرى الأكثر أهميةً.
