Skip to Content
facebook facebook twitter twitter facebook facebook twitter twitter

أساسيات الأعمال الذكية

عربى  |  English

عربى  |  EN

تحويل العمليات الورقية إلى رقمية

ينطوي كل مشروع على العديد من الخيارات والفرص لتيسير العمليات والاستعانة بأدوات رقمية بإمكانها تقليل التكاليف وتوفير الوقت؛ حتى يتسنى لك التركيز على المهام الضرورية التي تتعلق بإدارة المشروع. ويقصد بذلك تحويل العمليات الورقية إلى رقمية، ومن بين تلك العمليات الحفظ وإدارة المخزون والمحاسبة والتسويق.

تحويل العمليات الورقية إلى رقمية

يقدم التحول الرقمي حلولاً للمشكلات التنظيمية، التي تسمح لأصحاب المشروعات السيطرة بشكل أكبر على عمليات التشغيل الخاصة بالمشروع. فالعمليات الورقية قد تحتاج إلى وقت ومجهود أكبر وتكلفة أكثر وقد كان بالإمكان توفير كل ذلك والاستفادة منها في مكان آخر. كما أن هذه العمليات الورقية قد تعرض مالك المشروع للخطر في حال ضياع أو تلف هذه السجلات الورقية بمحض الصدفة. وعلاوةً على ذلك، فإن للممارسات الرقمية تأثير إيجابي على البيئة من خلال تقليل استخدام الورق.

ومن شأن تقييم التقنيات الرقمية المساعدة في استمرارية المنافسة وتحسين كفاءة مشروعك. وهناك العديد من الطرق التي يمكنك اتباعها لتحويل العمليات الورقية إلى رقمية في مشروعك؛ من بينها استخدام برنامج محاسبة وإرسال الفواتير الإليكترونية والترويج لمشروعك على شبكة الإنترنت و القيام بالأعمال المصرفية على شبكة الإنترنت .

تيسير العمليات

يستفيد جانب وجزء من مشروعك من آلية التحويل الرقمي وهو العمليات اليومية. فاستخدام وسائل الاتصال الإليكترونية بدلاً من الورقية ستساعدك في أن تكون أكثر تنظيمًا وتتيح لك الدخول على المعلومات المهمة بسهولة ويسر أينما كانت. وهذه الطريقة ستساعدك في التصنيف والبحث بسهولة عن المستندات والوثائق المهمة.

وبإمكانك التخلي نهائيًا عن استخدام الورق في أجزاء مختلفة ومتعددة من مشروعك عن طريق التحول إلى نظام الحفظ الرقمي أو نظام إدارة المخزون أو العروض الخاصة بالمنتجات على شبكة الإنترنت. وستحتاج أن تقّيم جيدًا كل هذه الأنظمة لتنتقي الأفضل والأنفع منها لمشروعك، وذلك بناءً على مجال عملك واحتياجاتك ومتطلباتك الخاصة.

إنشاء وإعداد نظام حفظ رقمي
إن حفظ السجلات المهمة؛ مثل المبيعات وقائمة العملاء والموردين والمستندات الضريبية والعقود على جهاز الكمبيوتر قد يساعدك في حفظ هذه المعلومات المهمة بطريقة أكثر أمانًا من حفظها في ملفات ورقية. وبإمكانك أيضًا الاستعانة ببرنامج لمساعدتك في إدارة ملفاتك؛ مثل البرامج المعتمدة على السحابة التي يتيح لك فرصة الدخول على ملفاتك من أي مكان. فحفظ جميع السجلات الخاصة بمشروعك في مكان واحد وجعلها متاحة بسهولة سيساعدك في إيجاد ما تحتاج إليه متى شئت ويمنع فقد ملفاتك أو تلفها.

تحويل النظام الخاصة بإدارة مخزونك
إذا كانت شركتك تبيع سلع مادية، فإن الاستثمار في نظام إدارة رقمي للمخزون قد يساعدك في تبسيط عملياتك. فمتابعة ومراقبة المخزون رقميًا ستساعدك في حساب المخزون بدقة وشحن السلع بسهولة أكبر وتحديد وتمييز المخزون الناقص أو المفقود. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة المخزون.

عرض المنتجات والخدمات إلكترونيًا (على شبكة الإنترنت)
من شأن متابعة مشروعك إلكترونيًا أن يفتح آفاقًا جديدة لزيادة أرباحك وجذب عدد أكبر من العملاء. وإذا كان مشروعك في الأساس يركز على المنتجات، فإنه بمقدورك عرض نظام الطلب والشحن إلكترونيًا. وسواءً كنت تبيع منتجات أو تقدم خدمات، قم بإعداد قائمة بالعروض الخاصة بك على السوق الإلكتروني؛ حيث يقوم العملاء بالتسوق والشراء إلكترونيًا.

وتركز بعض مواقع الأسواق الإلكترونية على منتج أو خدمة معينة؛ مثل السلع والمنتجات المصنوعة يدويًا أو الخدمات المنزلية (مثل النقاشة أو السباكة). بينما توجد أسواق أخرى تعرض أي شيء وكل شيء تقريبًا. حاول أن تختار المواقع الأنسب لمشروعك ومجال عملك؛ ومن ثم قم بإرسال عروضك على الموقع لتسويقها والإعلان عنها.

تبسيط الموارد المالية

قد تستفيد الموارد المالية الخاصة بمشروعك من آلية التحويل الرقمي من نواحٍ عديدة. فميكنة الموارد المالية الخاصة بك وبمشروعك قد يساعدك في زيادة الفاعلية والكفاءة وتقليل الأخطاء ويزيد من فرصة دخولك على المستندات المهمة بسهولة ويسر أكثر من ذي قبل.

تحديث نظام الفواتير
بدلاً من طباعة الفواتير، قم بالتحدث مع عملائك أو مورديك لتحديث النظام الخاص بالفواتير وتحويله إلى نظام رقمي. فعن طريق إعداد وتحرير الفواتير رقميًا، يمكنك بسهولة استعراض الفواتير وإعدادها والتقليل من استخدام الورق. مرفق نموذج فاتورة يمكنك استخدامه للبدء.

كما يمكنك ذلك أيضاً من تقليل الأخطاء وتنظيم عملك. وستكون قادرًا بسرعة على معرفة الفواتير التي تم إرسالها والمبلغ المالي المستحق وموعد سداد الفواتير وخلافه. تعرف على المزيد حول أساسيات الفواتير وحفظ السجلات.

تحديث نظام نقطة البيع (POS) وتحويله إلى نظام رقمي
هناك طريقة أخرى لتيسير الموارد المالية الخاصة بمشروعك وهي استخدام جهاز نقطة البيع الذي يتم توصيله بنظام نقطة البيع. وهذا الجهاز – الذي قد يكون عبارة عن آلة تسجيل النقد أو آلة قراءة البطاقات – هو ما ستقوم باستخدامه لمعالجة العمليات. فبإمكان النظام حفظ وتنظيم جميع المعلومات الخاصة بمبيعاتك، كما يمكن توصيله أيضًا ببرنامج المحاسبة وأنظمة إدارة المخزون الخاصة بمشروعك.

ونتيجة لذلك، ففي كل مرة تجري فيها عملية بيع سيتم تحديث السجلات المالية والمعلومات الخاصة بالمخزون آليًا. وبعض أنظمة نقطة البيع كذلك تنبه وتخطر موظفيك في حال ما إذا احتجت إلى طلب المزيد من التوريدات وتطلعك على المنتجات الأكثر مبيعًا ورواجًا لدى العملاء. معرفة المزيد حول كيفية إعداد أنظمة نقاط البيع.

التحول إلى إجراء العمليات المصرفية إلكترونيًا
من شأن إجراء العمليات المصرفية (البنكية) إلكترونيًا أن يجعل عملية مراجعة أرصدتك ومتابعة أموالك وتحويل أموال مباشرة من حساب لآخر دون الحاجة إلى زيارة أحد الفروع البنكية أكثر سهولة. كما أن استلام وإرسال مدفوعات (مبالغ مالية) إلكترونيًا قد يوفر وقتك وقد يكون أكثر أمانًا بالنسبة لك من التعامل مع مبالغ مالية نقدًا. تعرف على المزيد عن الخدمات المصرفية.

تجربة خدمات متابعة الموازنة إليكترونيًا
تعد عملية إعداد ووضع الموازنة الخاصة بمشروعك جزءًا مهمًا وخطيرًا من عملية إدارة المشروع. ولمساعدتك في متابعة مواردك المالية وضمان الالتزام بالموازنة الخاصة بمشروعك، حاول أن تجرب خدمة المتابعة الإلكترونية. فهذه الخدمة تعد طريقة سهلة لمتابعة النفقات والمدخرات الخاصة بك، وأيضًا متابعة تقدمك وسير العمل نحو تحقيق أهدافك الأكبر. تعرف على المزيد حول أساسيات إعداد الميزانية.

استخدام برنامج محاسبة
قد يساعدك برنامج المحاسبة في تسجيل وتلخيص وتحليل وإعداد تقارير بمعاملاتك المالية. وهناك العديد من التطبيقات والخدمات المحاسبية الإلكترونية المتاحة على شبكة الإنترنت التي تتمتع بالعديد من الإمكانيات. وبناءً على احتياجاتك ومتطلباتك الخاصة، فإن استخدام برنامج إلكتروني يعد طريقة مفيدة وفعّالة في تنظيم حساباتك ومتابعة مدفوعاتك والاستعداد لسداد الضرائب المستحقة عليك. تعرف على المزيد حول حفظ السجلات والمحاسبة.

مضاعفة وزيادة الفرص الترويجية

إن العمل على زيادة ومضاعفة الفرص الترويجية الرقمية لصالح مشروعك قد يساعدك في الوصول إلى عدد أكبر من العملاء وزيادة أرباحك. فالترويج لمشروعك في أماكن متعددة إلكترونيًا، سيسهل من عملية وصول عملائك إليك. وهذه الفرص الترويجية قد تكون موقعاً إلكترونياً وتسويق رقمي وغيرها من وسائل الترويج الرقمية الأخرى.

إنشاء موقع إلكتروني
إن وجود مشروعك على شبكة الإنترنت قد يكون أمرًا مهمًا وضروريًا للحفاظ على عملائك الحاليين وجذب عملاء جدد. فإنشاء موقع إلكتروني يعد طريقة رائعة وغير مكلفة لترويج مشروعك ومتابعة عدد العملاء الذين تنوي استقطابهم. تعرف على المزيد حول إنشاء موقع الكتروني.

أساليب التسويق والترويج الإلكتروني
بإمكانك استخدام العديد من الأدوات والأساليب التسويقية والترويجية لزيادة حجم مشروعك. فعلى سبيل المثال، بمقدورك محاولة ابتكار إعلانات مختلفة وإعطاء كل إعلان كود ترويجي مميز. ومن ثم، يمكنك متابعة الأكواد التي يستخدمها العملاء؛ الأمر الذي سيساعدك في معرفة أي الإعلانات تستحق الاستمرار وأي الإعلانات لا تستحق الاستمرار، بل يتعين عليك إيقافها لأنها تعود عليك بالخسارة.

فمن خلال الإعلانات الرقمية، يمكنك أيضاً استهداف أنواع معينة من الأشخاص الذين من المرجح أن يصبحوا عملاءً لك، مما يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من ميزانيتك التسويقية. تعرف على المزيد حول طرق الترويج لعملك رقميًا.

شارك

إخلاء مسئولية: الموقع لا يهدف الى تقديم الاستشارات القانونيه
يقدم هذا الموقع الإلكتروني معلومات عامة حول تأسيس المشروعات/الأعمال وإدارتها؛ ويهدف محتوى الموقع الإلكتروني لتقديم المعلومات فقط وليس تقديم المشورة أو الآراء المتعلقة بالمسائل القانونية أو المرتبطة بالضرائب؛ ولا يجوز تفسير محتويات الموقع وعرض المعلومات المتاحة به باعتبارها مشورة مقدمة في مجال الشئون القانونية أو الضرائب تحت أي ظرف من الظروف أو في أي موقف من المواقف الواقعية، كما لا يجوز الاعتماد على هذه المعلومات باعتبارها مشورة قانونية أو مشورة في مجال الضرائب بأي شكل من الأشكال. ولا يجوز اتخاذ أي تصرف اعتمادا على المعلومات الواردة في هذا الموقع، وتبرئ مجموعة فيزا ذمتها من تحمل جميع أشكال المسئولية المتعلقة بالتصرفات التي يتم اتخاذها أو لا يتم اتخاذها استنادا إلى أي من محتويات هذا الموقع أو جميعها بأقصى قدر يسمح به القانون، لذا عليك الاتصال بمستشار قانوني لتلقى المشورة المتعلقة بأي مسألة قانونية أو ضريبية، ومن بينها المشكلات المتعلقة بمشروعاتك الحالية أو المحتملة.